Coronavirus: Effectieve strategieën en hulpmiddelen voor werken op afstand tijdens een pandemie

Klik hier om een GRATIS tijdelijke Vidyo licentie te ontvangen. Maak gratis verbinding op afstand, zonder verplichtingen.

De uitbraak van het coronavirus heeft meer bedrijven ertoe aangezet om regelingen voor werken op afstand te implementeren in hun organisatie. Forbes meldt dat 40% van bedrijven hebben hun afhankelijkheid van videoconferentiemiddelen vergroot om hun werk te doen sinds het virus zich begint te verspreiden.

Als uw bedrijf geïnteresseerd is in het invoeren van een beleid voor werken op afstand, kunnen wij u bij dit proces begeleiden. Op het eerste gezicht lijkt de overstap eenvoudig, maar thuiswerken gaat niet alleen over een verandering van locatie. Om medewerkers op afstand effectief aan te sturen, moeten bedrijven de juiste tools en strategieën inzetten. Als u zich afvraagt hoe u de overstap naar thuiswerken kunt maken, is dit wat u moet weten.

Geef je teams de middelen die ze nodig hebben om thuis te werken

In tegenstelling tot kantoormedewerkers hebben werknemers op afstand thuis misschien geen toegang tot de juiste hulpmiddelen. Als werkgever moet je bepalen welke hulpmiddelen ze nodig hebben om de teamproductiviteit te verhogen. Overweeg het volgende:

Internetverbinding

Hoewel de meeste werknemers toegang hebben tot internet, hebben ze misschien niet genoeg bandbreedte om deel te nemen aan lange online vergaderingen en videoconferenties. Je zou kunnen investeren in data-abonnementen en een bedrag opzij kunnen zetten voor internetabonnementen.

Webcam

Werknemers moeten een webcam hebben met een resolutie van minimaal 720 pixels. Hoewel de meeste nieuwere laptops een ingebouwde webcam hebben, kun je werknemers zonder webcam een vergoeding geven.

Headset en microfoon

Uw medewerkers zullen waarschijnlijk met elkaar moeten videochatten. De meeste medewerkers hebben een headset of koptelefoon met microfoon die alleen voor het luisteren kan worden gebruikt. U kunt er beter niet zomaar vanuit gaan dat medewerkers over een microfoon van goede kwaliteit beschikken.

Ervoor zorgen dat je teams op afstand kunnen samenwerken

Het aantal tools voor taken als e-mailmarketing, boekhouding en beheer dat je bedrijf gebruikt, zal je misschien verbazen. Scoro meldt dat bedrijven als Apple, Uber en Facebook elk meer dan 140 zakelijke tools gebruiken. Hoewel elk team zijn eigen set software en producten heeft, moet je ervoor zorgen dat ze allemaal beschikbaar zijn voor thuiswerkers. Hier is een lijst met tools die je kunt overwegen:

Zakelijke e-mail

Als je team Gmail gebruikt, is het geen probleem om op afstand verbinding te maken. Als je echter een dienst gebruikt zoals Microsoft Outlookof Intermedia uitwisseling e-mail die moeten worden ingesteld voordat men kan inloggen, is het raadzaam om deze op de persoonlijke laptops te installeren voordat medewerkers op afstand gaan werken. Anders kan het een heel gedoe zijn om alles via de telefoon aan de praat te krijgen.

Digitale werkplekken

Online werkplekken, zoals Notion of Trello, teams helpen met schrijven, samenwerken en plannen. Teams kunnen borden, kalenders en lijstweergaven maken om hun taken en projecten te beheren. Dit type tool kan teams op koers houden, waar ter wereld ze zich ook bevinden.

Videoconferenties

We raden onze VidyoConnect™ oplossing. Deze oplossing is een realtime video-oplossing die volledige mogelijkheden voor thuiswerken biedt, inclusief vergaderingen, klantafspraken, directievergaderingen, presentaties en trainingsomgevingen. Zorg ervoor dat uw werknemers toegang hebben tot de videoconferentiesoftware die u gebruikt vanaf hun thuiscomputers.

Een cultuur van samenwerken op afstand opbouwen

Het creëren van een cultuur van samenwerken op afstand is een must voor thuiswerkteams. Uit een onderzoek bleek dat bedrijven met een samenwerkingscultuur vijf keer meer kans om goed te presteren. Een cultuur van samenwerking bij werken op afstand ontstaat echter niet vanzelf. Bedrijven moeten richtlijnen en beleidsregels invoeren om ervoor te zorgen dat teams met elkaar communiceren, vooral bij werken op afstand.

Teamleiders of managers kunnen bijvoorbeeld verschillende videoconferenties plannen om ervoor te zorgen dat elk lid op dezelfde lijn zit. Ze kunnen ook berichtenapps gebruiken en gemeenschappelijke werktijden vinden voor werknemers die samen taken moeten uitvoeren.

Feedback is net zo belangrijk, dus probeer één-op-één gesprekken te plannen om leden te helpen hun prestaties te verbeteren. Door met individuen te praten krijgen ze ook de tijd en ruimte om vragen of problemen die ze hebben aan te pakken en voelen ze zich meer gesteund, zelfs als ze thuis werken.

Tips voor werken op afstand tijdens een pandemie

De dreiging van COVID-19 heeft geleid tot veel onzekerheid over de manier waarop we werken. Gelukkig hebben technologieën en hulpmiddelen het voor werknemers mogelijk gemaakt om vanuit het comfort van hun eigen huis te werken. Als u niet goed weet hoe u een cultuur van werken op afstand op gang kunt brengen, kunnen deze tips u helpen om de overgang soepeler te laten verlopen.

Als u op zoek bent naar een eersteklas videoconferentieservice voor uw groeiende aantal medewerkers op afstand tijdens de coronacrisis, raden wij u ten zeerste aan om Vidyo te gebruiken. Aanmelden om gratis videovergaderingen te startenof bekijk onze plannen en prijzen.

Klik hier om een GRATIS tijdelijke Vidyo licentie te ontvangen. Maak gratis verbinding op afstand, zonder verplichtingen.