Seis pautas para mejorar las reuniones virtuales

El rápido paso al trabajo a distancia al principio de la pandemia trajo consigo la rápida implantación de software de reuniones virtuales. El objetivo era que los empleados se instalaran en casa lo antes posible y reducir las interrupciones de la actividad. Por ello, gran parte de los nuevos procesos de trabajo desde casa se crearon sobre la marcha. No había tiempo para poner en marcha protocolos largamente meditados.   

Ahora que la pandemia está remitiendo, muchas empresas han decidido mantener el trabajo a distancia como opción, al menos parte del tiempo. Es una buena forma de atraer y retener a los trabajadores en un momento en que tantas empresas se enfrentan a la escasez de personal. También es una buena forma de reducir los gastos generales y otros costes para ayudar en el camino hacia la recuperación financiera tras la pandemia.  

Debido a esta tendencia creciente, las reuniones virtuales han pasado a ocupar un lugar permanente en nuestros flujos de trabajo cotidianos. Incluso las empresas que tienen previsto que sus empleados vuelvan a trabajar in situ pueden optar por seguir utilizando el software de reuniones virtuales por su capacidad para mejorar la eficiencia y la colaboración.  

Todos recordamos lo difícil que fue para mucha gente acostumbrarse al software de reuniones virtuales al principio de la pandemia. Había filtros de Zoom para gatos que se atascaban, niños o mascotas que entraban en la sala y empleados en pijama que pensaban que sus vídeos estaban apagados. Aunque reírse de situaciones como éstas puede ayudar a aligerar el ánimo en tiempos inciertos, estamos en un punto en el que necesitamos más estructura. 

Ahora es un buen momento para reevaluar sus protocolos de reuniones virtuales. En Vidyo, somos especialistas en software de reuniones virtuales y conocemos los entresijos, los retos y las oportunidades. Hemos elaborado las siguientes seis directrices sobre cómo mejorar las reuniones virtuales, para que puedas sacar el máximo partido a tus conferencias virtuales.

Fijar objetivos con antelación 

Al principio de la pandemia, muchos de nosotros celebramos reuniones virtuales para ver cómo iban las cosas. Estábamos todos juntos en esto, intentando resolverlo todo. Ahora que sabemos lo que estamos haciendo, es importante empezar a estructurar más nuestras reuniones virtuales. El primer paso es crear objetivos para cada reunión. Además de ayudar a que las reuniones se desarrollen de forma más eficaz, este ejercicio puede ayudar a identificar oportunidades para gestionar los problemas a través de un correo electrónico o una llamada telefónica en su lugar. O puede identificar oportunidades de combinar reuniones para aprovechar mejor el tiempo de todos. 

Una vez que los objetivos de la reunión estén claramente establecidos, debe enviarlos antes de la reunión -preferiblemente con la invitación- para asegurarse de que todo el mundo tiene la oportunidad de prepararse. Cuando la gente acude a una reunión preparada, es más probable que participe. Y eso se traduce en reuniones más eficaces.  

Dé lo mejor de sí mismo 

El líder de la reunión marca el tono de la misma, por lo que es importante que demuestre lo que se espera de él. Eso significa tener el vídeo encendido el 100% del tiempo para que todos puedan verle. Debes probar los micrófonos y altavoces antes de Cuando empiece la reunión, haga todo lo posible por evitar el ruido ambiental. Esto puede significar alejarse de aparatos de aire acondicionado y ventanas, silenciar alarmas y teléfonos, apagar alertas de texto, etc.  

También es importante parecer profesional. Del mismo modo que no te presentarías en el trabajo sin arreglarte y en pijama, tampoco querrás aparecer en una reunión virtual con aspecto de recién levantado. Esfuérzate para que los participantes sepan que la reunión es importante y que estás allí para conseguir cosas. 

Manténgase participativo e interactivo 

Es fácil perder la concentración durante las reuniones virtuales, sobre todo si no eres tú quien habla. También es difícil ser la persona que presenta cuando ves que la gente bosteza o está leyendo correos electrónicos sin prestar atención. Una buena idea para mantener la atención de todos es dejar claro desde el principio que la reunión va a ser interactiva y que se espera que todos escuchen activamente y participen en la conversación. Ten preparadas preguntas y temas de debate y asegúrate de que todos tengan la oportunidad de hacer sus aportaciones. 

La comunicación es la clave 

La clave del éxito de las reuniones productivas es la sobrecomunicación. Todos hemos oído el dicho: "Diles lo que les vas a decir, díselo y luego diles lo que les has dicho".1 Por algo es tan popular este adagio de Aristóteles: funciona. Aun así, es importante asegurarse de que te han entendido y de que todo el mundo está de acuerdo. Una buena forma de hacerlo es pedir a cada parte interesada que repita lo que ha entendido.  

Tome notas y compártalas 

Una vez finalizada la reunión virtual, recopile inmediatamente las notas de la reunión, incluidas las conclusiones. Es importante hacerlo justo después de la reunión, cuando la información aún está fresca en tu mente. Cuando te ocupas de otros proyectos o asuntos del día, es fácil perder matices importantes que recordarías justo después de la reunión.  

Es útil utilizar el mismo formato para capturar y compartir las notas cada vez, de modo que sean fáciles de leer y consultar. Las notas deben incluir los temas principales, las conclusiones y los participantes en la reunión. Incluye también cualquier asunto pendiente o sin resolver y los pasos siguientes. Una vez que hayas distribuido las notas por correo electrónico, puedes publicarlas en un lugar de fácil acceso para todas las partes interesadas.