Quando la fiducia nella leadership è in calo, le organizzazioni non hanno necessariamente bisogno di comunicare di più. Hanno bisogno di una maggiore strategia di comunicazione interna che aiuta i dipendenti a comprendere le decisioni, a sentirsi coinvolti e a trovare le risposte di cui hanno bisogno.

Immagina di lavorare per un’organizzazione che sta attraversando un periodo di grandi cambiamenti.

Vieni a sapere di una nuova strategia tramite un’e-mail. Qualche giorno dopo, il tuo amministratore delegato ne parla durante un incontro con tutto il personale. Il tuo responsabile ne parla durante una riunione di gruppo e sull’intranet viene pubblicato un altro aggiornamento.

Hai ricevuto il messaggio. Ma capisci perché si sta verificando questo cambiamento? Sai cosa comporta per il tuo ruolo? E se volessi rileggere la spiegazione la prossima settimana, sai dove trovarla?

Queste domande mettono in luce una delle sfide più grandi che la comunicazione interna deve affrontare oggi: il divario tra ciò che le organizzazioni credono di comunicare e ciò che i dipendenti percepiscono effettivamente.

Il crescente divario di fiducia nelle comunicazioni interne

L'IC Index 2026 dell'Institute of Internal Communication (IoIC), realizzato in collaborazione con Ipsos Karian e Box e basato su un campione di 5.000 lavoratori del Regno Unito, mette in luce una sfida sempre più impegnativa per i datori di lavoro.

I risultati includono:

Fonte: IoIC, Indice IC 2026: un confronto con la realtà.

Questi dati non significano che ogni organizzazione abbia un problema di leadership né che le tecnologie di comunicazione siano responsabili del calo di fiducia.

La fiducia è influenzata dal comportamento dei dirigenti, dalle decisioni aziendali, dalla cultura organizzativa e dalle esperienze quotidiane dei dipendenti.

Tuttavia, la ricerca solleva una questione importante:

Le organizzazioni stanno fornendo ai dipendenti la chiarezza, il contesto e il senso di appartenenza di cui hanno bisogno per comprendere ciò che accade intorno a loro?

Sfida n. 1: Comunicare il cambiamento senza spiegarne il motivo

Le organizzazioni sono in continua evoluzione. Le strategie cambiano, la tecnologia trasforma il modo di lavorare delle persone, le strutture subiscono mutamenti e le aspettative aziendali aumentano.

Per i dirigenti, le ragioni alla base di queste decisioni potrebbero essere ovvie. Hanno trascorso mesi a esaminare i piani di business, a valutare le opzioni e a ponderarne le conseguenze.

I dipendenti, tuttavia, potranno vedere solo l'annuncio finale.

Viene annunciata una riorganizzazione, ma le motivazioni non sono chiare. Viene introdotta una nuova tecnologia, ma i dipendenti non capiscono in che modo influirà sul loro lavoro. Viene presentata una strategia, ma i team faticano a collegarla alle loro responsabilità quotidiane.

Quando manca il contesto, l’incertezza colma il vuoto.

I dipendenti cercano naturalmente delle risposte. Chiedono ai colleghi, interpretano frammenti di informazioni e a volte si affidano alle voci di corridoio. Questo non è necessariamente un segno di resistenza al cambiamento. Spesso cercano semplicemente di dare un senso a ciò che sta accadendo.

La ricerca IoIC del 2025 ha rilevato che solo il 51% dei dipendenti del Regno Unito riteneva che i propri dirigenti comprendessero le sfide che dovevano affrontare. È emerso inoltre che il 56% riteneva che i cambiamenti difficili fossero comunicati con attenzione.

Fonte: IoIC, Indice IC 2025.

La lezione per i team dirigenziali è semplice: i dipendenti non hanno bisogno che ogni annuncio sia perfettamente curato nei minimi dettagli. Hanno bisogno di una comunicazione che risulti sincera, pertinente e umana.

In che modo i video sulla leadership migliorano la comunicazione tra i dipendenti

Gli annunci scritti sono utili per comunicare fatti, scadenze e azioni. Tuttavia, alcuni messaggi richiedono un contesto più ampio.

Un dirigente che spiega una decisione difficile con parole proprie è in grado di trasmettere il tono giusto, riconoscere l’incertezza e infondere rassicurazione, cosa che potrebbe risultare più difficile da comunicare tramite un’e-mail formale.

Un incontro pubblico in diretta offre ai dipendenti l'opportunità di ascoltare direttamente i vertici aziendali e porre domande. Una registrazione permette ai colleghi che non hanno potuto partecipare di recuperare il contenuto. Brevi video di approfondimento possono rispondere alle domande che emergono dopo l'annuncio iniziale.

L'obiettivo non è quello di sostituire la comunicazione scritta con quella video.

Si tratta di scegliere il formato giusto per il messaggio e renderlo accessibile a chi ne ha bisogno, compresi i dipendenti che lavorano da remoto, in modalità ibrida e in prima linea.

Sfida n. 2: le comunicazioni interne di valore vanno perse dopo essere state condivise

Pensate al tempo e all’impegno necessari per redigere un aggiornamento sulla leadership.

Qualcuno elabora il messaggio, prepara la presentazione, coordina la registrazione, cura il montaggio del contenuto e lo pubblica. I vertici aziendali dedicano del tempo a comunicare le proprie priorità.

E poi cosa succede?

La registrazione si trova in una cartella dedicata alle riunioni. Il link finisce per perdersi tra i vari contenuti di Microsoft Teams. Un collega ricorda di averla guardata, ma non riesce a ricordare dove fosse stata salvata. Qualche settimana dopo arriva un nuovo dipendente, che non la vedrà mai.

Si tratta di una sfida comune per le organizzazioni che utilizzano Microsoft 365 e altri strumenti di collaborazione.

I contenuti vengono creati nel corso di riunioni, su siti SharePoint, in cartelle OneDrive e attraverso i canali di comunicazione.

Il problema non è necessariamente la mancanza di informazioni. Si tratta piuttosto di sapere dove si trovano le informazioni importanti, se sono ancora rilevanti e come reperirle quando servono.

Una registrazione può essere vista migliaia di volte, ma risultare comunque di difficile utilizzo se i dipendenti non riescono a individuare la spiegazione specifica di cui hanno bisogno.

Trasformare i video interni in conoscenza organizzativa ricercabile

Il valore dei video interni non dovrebbe esaurirsi al termine della trasmissione.

Si considerino i seguenti esempi:

Questi momenti contribuiscono a preservare il contesto, a ridurre la necessità di ripetere le spiegazioni e a rendere la conoscenza organizzativa sempre più preziosa nel tempo.

L'obiettivo è andare oltre la comunicazione video occasionale e rendere accessibili le informazioni importanti ogni volta che i dipendenti ne hanno bisogno.

In che modo una piattaforma video aziendale supporta la vostra strategia di comunicazione interna

La maggior parte delle organizzazioni dispone già di tecnologie per le riunioni, la collaborazione, l'archiviazione dei documenti e la comunicazione.

Microsoft Teams, SharePoint e OneDrive sono componenti fondamentali di tale ambiente.

La questione non è necessariamente se sostituire questi strumenti, ma piuttosto se essi forniscano tutto ciò di cui l’organizzazione ha bisogno per gestire, distribuire e interpretare i contenuti video interni su larga scala.

È qui che entra in gioco uno specialista una piattaforma video aziendale come QUMU può essere d'aiuto.

QUMU opera in sinergia con Microsoft 365 per fornire un ambiente dedicato alla comunicazione video interna, al coinvolgimento dei dirigenti e alla condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione.

A seconda delle esigenze e della configurazione di un'organizzazione, ciò può includere:

1. Comunicazione video centralizzata

Anziché chiedere ai dipendenti di districarsi tra numerose cartelle e link non collegati tra loro, le organizzazioni possono creare una piattaforma centrale e personalizzata con il proprio marchio per gli aggiornamenti della dirigenza, le riunioni generali, la formazione e gli annunci aziendali.

Ciò rende più agevole l'accesso alle comunicazioni importanti tra i vari reparti, sedi e gruppi di dipendenti.

2. Contenuti video ricercabili e condivisione delle conoscenze

Una volta terminata la riunione, non dovrebbe essere difficile trovare la registrazione.

Le funzionalità di ricerca, organizzazione e gestione dei contenuti video aiutano i dipendenti a individuare le informazioni pertinenti e a rivedere le spiegazioni importanti quando necessario.

Ciò può trasformare le videoteche interne in risorse di conoscenza aziendale più utili.

3. Gestione sicura dei video aziendali

Le discussioni relative alla leadership, le comunicazioni con i dipendenti e la formazione interna possono contenere informazioni aziendali sensibili.

Autorizzazioni di accesso adeguate, controlli sull’identità, politiche di conservazione dei dati e governance aiutano le organizzazioni a gestire le modalità di distribuzione e accesso ai contenuti video.

Una piattaforma video aziendale dedicata è in grado di soddisfare tali requisiti integrandosi con i controlli di sicurezza esistenti di Microsoft 365.

4. Analisi dei video e approfondimenti sul coinvolgimento dei dipendenti

Le visualizzazioni e le presenze forniscono informazioni utili, ma non raccontano tutta la storia.

L'analisi video può aiutare i team di comunicazione interna a comprendere i modelli di coinvolgimento, a identificare i contenuti a cui i dipendenti accedono e a stabilire dove potrebbero essere necessarie ulteriori iniziative di comunicazione.

Queste informazioni dovrebbero essere integrate con il feedback dei dipendenti e con indicatori di comprensione, anziché essere considerate una prova di fiducia.

5. Un'esperienza di comunicazione coerente con i dipendenti

I dipendenti non dovrebbero essere costretti a cercare informazioni su più sistemi per capire cosa sta succedendo nella loro organizzazione.

Un'esperienza video dedicata può contribuire a diffondere i messaggi della dirigenza, la formazione e le conoscenze aziendali in modo più coerente tra i vari team, sedi e dispositivi.

La tecnologia da sola non basta a creare fiducia. Tuttavia, può eliminare gli ostacoli pratici che impediscono a una comunicazione efficace di raggiungere i dipendenti e di rimanere utile.

Misurare il successo della tua strategia di comunicazione interna

Si è tentati di valutare la comunicazione interna in base al numero di e-mail aperte, di registrazioni visualizzate o di dipendenti raggiunti.

Questi indicatori sono importanti, ma raccontano solo una parte della storia.

Un approccio di misurazione più efficace parte dai problemi aziendali che un’organizzazione sta cercando di risolvere.

Chiedi:

Queste domande collegano la comunicazione interna ai risultati concreti dell'azienda.

Un migliore accesso ai contenuti esistenti potrebbe ridurre le duplicazioni. Spiegazioni di carattere dirigeriale riutilizzabili possono aiutare i manager a comunicare in modo coerente. Messaggi più chiari possono aiutare i dipendenti ad affrontare il cambiamento organizzativo.

Le organizzazioni possono valutare i progressi compiuti misurando:

I vantaggi di una piattaforma video aziendale risultano ancora più evidenti quando questa affronta sfide comunicative ben definite e garantisce miglioramenti misurabili.

La tecnologia può favorire la fiducia dei dipendenti, ma la leadership deve guadagnarsela

C'è una differenza importante tra comunicare ai dipendenti e comunicare con loro.

Una registrazione video può rendere più visibile la leadership, ma la visibilità di per sé non garantisce la fiducia.

Un portale di comunicazione ben progettato non può compensare decisioni che i dipendenti percepiscono come ingiuste o feedback che rimangono senza risposta.

La fiducia richiede che i leader spieghino il proprio ragionamento, riconoscano le realtà difficili, ascoltino le preoccupazioni e dimostrino quali azioni vengono intraprese in seguito al feedback dei dipendenti.

I team di comunicazione interna svolgono un ruolo importante nel rendere possibile tutto ciò.

Aiutano i dirigenti a comunicare in modo chiaro, a creare occasioni di dialogo, a raggiungere diversi gruppi di dipendenti e a garantire che le informazioni importanti rimangano accessibili anche dopo un annuncio.

La tecnologia dovrebbe supportare questo lavoro, non sostituire la strategia di comunicazione stessa. Il risultato migliore non è che i dipendenti guardino più video.

Il fatto è che i dipendenti si sentono meglio informati, comprendono cosa ci si aspetta da loro e possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno senza inutili ostacoli.

Sviluppare una strategia di comunicazione interna che generi valore duraturo

Prima di commissionare un altro video sulla leadership, lanciare un altro canale di comunicazione o inviare un’altra e-mail a tutta l’azienda, ponetevi tre domande:

Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è “no”, potrebbe esserci la possibilità di migliorare il modo in cui la comunicazione viene pianificata, attuata e gestita.

Per le organizzazioni che già producono una notevole quantità di video interni, QUMU può rientrare in tale strategia.

Non perché la tecnologia sia in grado di creare fiducia, ma perché un’infrastruttura adeguata contribuisce a rendere la comunicazione di valore più accessibile, coerente e utile nel tempo.

L'opportunità non sta nel far sì che i dipendenti guardino più contenuti, bensì nel far sì che la comunicazione in cui le organizzazioni già investono abbia un impatto maggiore.

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