5 passi per migliorare la collaborazione della forza lavoro ibrida in un mondo post-Covida

All'inizio del 2020, a causa del COVID-19, le aziende hanno dovuto passare rapidamente, spesso in pochi giorni, da una forza lavoro prevalentemente centralizzata e di persona a una collaborazione ibrida. Di conseguenza, molte aziende si sono affrettate a implementare strumenti di videoconferenza al volo, presumendo che tutti sarebbero tornati in ufficio in breve tempo. Oggi, circa 32% di tutti i dipendenti nel mondo lavorano ancora in remoto.¹ Col tempo, queste piattaforme di conferenza implementate frettolosamente si sono spesso rivelate prive della capacità, della sicurezza e delle funzionalità necessarie, soprattutto per le aziende con esigenze di comunicazione più complesse.

Considerate la storia di Zoom. Quando le chiusure globali sono diventate obbligatorie, un gran numero di aziende si è rivolto a questa applicazione per la collaborazione video e vocale. L'azienda ha riferito che nell'aprile 2020 Zoom ha raggiunto un picco di oltre 300 milioni di partecipanti giornalieri alle riunioni, rispetto ai 10 milioni del dicembre 2019.² Poi sono apparse delle crepe nell'armatura, come l'imbucarsi di persone non invitate alle riunioni e altri problemi di sicurezza. La fulminea ascesa alla ribalta di Zoom ha messo sotto i riflettori le difficoltà di rendimento che hanno quasi messo in ginocchio l'azienda.

Preparazione di una strategia di lavoro a distanza a lungo termine

Se da un lato è bene capire come siamo arrivati a questo punto, dall'altro le aziende devono sapere se il lavoro da remoto avrà un impatto duraturo. Secondo Upwork, il 73% delle organizzazioni prevede ancora di avere lavoratori da remoto entro il 2028 e Gartner riporta che il 74% delle aziende prevede di spostare alcuni dei propri dipendenti verso il lavoro da remoto in modo permanente.³ Le ricerche di settore concordano sul fatto che la forza lavoro ibrida è destinata a rimanere nel prossimo futuro, con molti dipendenti che lavorano in ufficio alcuni giorni e a casa altri. È giunto il momento di fare una pausa e rivalutare le capacità delle soluzioni di videoconferenza e voce esistenti, individuando le aree da migliorare.

Reimmaginare le capacità di conferenza e di collaborazione ibrida con la forza lavoro

Molte aziende stanno già rivalutando le comunicazioni multimediali e rielaborando i sistemi per supportare una strategia di lavoro virtualizzato e ovunque. Considerate le seguenti cinque aree chiave per favorire la transizione verso una strategia aggiornata:

1.  Pianificare in grande: non limitare le possibilità. Le grandi aziende e gli enti governativi devono essere in grado di scalare in modo conveniente e comunicare con flussi video in diretta a un pubblico vasto, composto da migliaia di persone anziché da decine o centinaia. In questo modo il metodo di collaborazione ibrida tra dipendenti e partner avrà successo e voi potrete servire efficacemente tutti i vostri clienti e potenziali clienti.
2.  Fermate i problemi prima che inizino: Per coinvolgere il pubblico in modo efficiente, assicuratevi che i vostri strumenti di videoconferenza e collaborazione multimediale offrano affidabilità e disponibilità eccezionali. La transcodifica virtualizzata basata su software, la ridondanza locale e geografica, il fail-over per voce e video ininterrotti, il bilanciamento del carico, una gamma completa di codec e un'interfaccia di gestione facile da usare sono solo un esempio delle numerose funzionalità che la vostra piattaforma dovrebbe offrire per garantire prestazioni ineguagliabili.
3.  Esigete una sicurezza robusta: Le applicazioni di elaborazione multimediale hanno requisiti di sicurezza unici. Ad esempio, le riunioni finanziarie con stakeholder critici per valutare i portafogli monetari richiedono sessioni ultra-sicure, così come tutte le aziende che gestiscono dati proprietari, personali e fiduciari, come le compagnie di assicurazione e le società di brokeraggio. Prestate particolare attenzione a caratteristiche quali il supporto del protocollo di trasporto in tempo reale (RTP) per proteggere lo streaming audio e video, la registrazione e l'archiviazione sicure delle sessioni vocali e video, il supporto per la sicurezza delle password degli utenti Restful API e l'autenticazione dei client HTTP, nonché un repository crittografato per archiviare in modo sicuro dati sensibili quali password, certificati e credenziali di account.
4.  Prestazioni critiche per le aziende: Le videoconferenze aziendali e la collaborazione multimediale dipendono da tempi di attività costanti per garantire l'efficienza della forza lavoro. Ad esempio, i servizi e911 avanzati dipendono dai PSAP (Public Safety Answering Point) per fornire dati critici di origine e trasmissione delle chiamate. Le funzionalità multimediali per i consulti virtuali medico-paziente consentono di esaminare e discutere risonanze magnetiche, radiografie, TAC e farmaci in tempo reale. L'alta disponibilità, la bassa latenza, il failover automatico e l'utilizzo efficiente della larghezza di banda possono non essere funzionalità essenziali per tutte le aziende, ma sono assolutamente indispensabili e vitali per i requisiti di alte prestazioni di qualsiasi applicazione multimediale mission-critical.
5.  Passare al luogo di lavoro moderno: Secondo la Gensler US Workplace Survey,iv i dipendenti desiderano un ambiente che promuova la collaborazione, sostenga il benessere dei dipendenti e favorisca la condivisione delle conoscenze e delle best practice. L'offerta di una lavagna condivisa o di un video può consentire ai dipendenti con fusi orari diversi di condividere le proprie idee. Nei gruppi di lavoro remoti, in cui i dipendenti si incontrano raramente faccia a faccia, le conferenze multimediali consentono di vedersi e di instaurare un rapporto di amicizia. La realtà virtuale e la realtà aumentata saranno un fattore di svolta per rafforzare gli sforzi di collaborazione. Comunicazioni multimediali online più coinvolgenti, spazi virtuali per i team creativi per collaborare in 3D e comunicazioni basate su cloud fanno sentire i team remoti più connessi e contribuiscono a garantire il successo della moderna collaborazione ibrida della forza lavoro.

Creare una "nuova norma"

Quindi, quali sono le opzioni? Il software media server PowerMedia® XMS di Enghouse Vidyo è progettato per applicazioni multimediali complesse e ricche. La piattaforma consente alle aziende di migliorare la collaborazione e la produttività in tutta l'organizzazione.

Indipendentemente dalle applicazioni di elaborazione dei media nuove o migliorate di cui avete bisogno, è probabile che la domanda sia: "Dobbiamo sviluppare internamente o esternalizzare lo sviluppo?". Spesso la decisione si basa sull'urgenza dell'applicazione, sulle risorse interne disponibili e sui vincoli di bilancio. Le capacità e l'economicità dell'PowerMedia rendono possibile entrambe le opzioni. Tuttavia, le nostre API precostituite possono aiutarvi a sviluppare in modo rapido ed efficiente all'interno dell'azienda. Inoltre, poiché più di 15.000 aziende e 250 fornitori di servizi utilizzano oggi il software, potete portare avanti la vostra trasformazione in materia di conferenze e collaborazione digitale in tutta tranquillità.

Con PowerMedia, non dovrete più essere ostaggio di piattaforme che non soddisfano le esigenze della vostra "nuova norma" post-Covid.