Sei linee guida su come migliorare le riunioni virtuali

Il rapido passaggio al lavoro a distanza all'inizio della pandemia ha comportato la rapida implementazione di un software per riunioni virtuali. L'obiettivo era quello di far sì che i dipendenti si installassero a casa il più rapidamente possibile e di ridurre le interruzioni dell'attività. Per questo motivo, molti dei nuovi processi di lavoro da casa sono stati creati al volo. Non c'è stato il tempo di mettere in atto protocolli a lungo studiati in anticipo.   

Ora che la pandemia sta diminuendo, molte aziende hanno deciso di mantenere il lavoro a distanza come opzione, almeno in parte. È un ottimo modo per attrarre e trattenere i lavoratori in un periodo in cui molte aziende si trovano ad affrontare carenze di personale. È anche un buon modo per ridurre le spese generali e altri costi, per contribuire alla ripresa finanziaria dopo la pandemia.  

Grazie a questa tendenza in crescita, le riunioni virtuali hanno assunto un posto fisso nei nostri flussi di lavoro quotidiani. Anche le aziende che prevedono di riportare i dipendenti in sede possono scegliere di continuare a utilizzare il software per riunioni virtuali, grazie alla sua capacità di migliorare l'efficienza e la collaborazione.  

Tutti ricordiamo quanto sia stato difficile per molte persone abituarsi al software per le riunioni virtuali all'inizio della pandemia. Ci sono stati filtri per gatti Zoom che si bloccavano, bambini o animali domestici che entravano nella stanza e dipendenti in pigiama che pensavano che i loro video fossero spenti. Sebbene ridere di situazioni come queste possa aiutare a sdrammatizzare in tempi incerti, siamo a un punto in cui abbiamo bisogno di maggiore struttura. 

È un ottimo momento per rivalutare i vostri protocolli di riunione virtuale. Noi di Vidyo siamo specializzati in software per riunioni virtuali e ne conosciamo i dettagli, le sfide e le opportunità. Abbiamo messo insieme le seguenti sei linee guida su come migliorare le riunioni virtuali, in modo che possiate ottenere il massimo dalle vostre conferenze virtuali.

Stabilire gli obiettivi in anticipo 

All'inizio della pandemia molti di noi hanno tenuto riunioni virtuali per verificare come stavano le cose. Eravamo tutti coinvolti insieme, cercando di capire come stavano le cose. Ora che sappiamo cosa stiamo facendo, è importante iniziare a dare maggiore struttura alle nostre riunioni virtuali. Il primo passo è creare obiettivi per ogni riunione. Oltre ad aiutare le riunioni a svolgersi in modo più efficiente, questo esercizio può aiutare a identificare le opportunità di gestire i problemi attraverso un'e-mail o una telefonata. Oppure si può individuare l'opportunità di combinare le riunioni per sfruttare meglio il tempo di tutti. 

Una volta stabiliti chiaramente gli obiettivi della riunione, è necessario inviarli prima della riunione, preferibilmente insieme all'invito, per garantire che tutti abbiano l'opportunità di prepararsi. Quando le persone arrivano alla riunione preparate, è più probabile che si impegnino. E questo porta a riunioni più efficaci.  

Mettete il vostro piede migliore in avanti 

Il leader della riunione stabilisce il tono della riunione, quindi è importante dimostrare ciò che ci si aspetta. Ciò significa avere il video acceso per il 100% del tempo in modo che tutti possano vedervi. È necessario testare microfoni e altoparlanti prima e fare tutto il possibile per evitare il rumore ambientale. Ciò potrebbe significare allontanarsi da condizionatori e finestre, silenziare sveglie e telefoni, spegnere gli avvisi di testo, ecc.  

È anche importante avere un aspetto professionale. Così come non vi presentereste al lavoro senza vestiti e in pigiama, non volete presentarvi a una riunione virtuale con l'aria di chi si è appena alzato dal letto. Fate in modo che i partecipanti alla riunione sappiano che la riunione è importante e che siete lì per ottenere risultati. 

Rimanete coinvolti e interattivi 

È facile perdere la concentrazione durante le riunioni virtuali, soprattutto se non siete voi a parlare. È anche difficile essere la persona che presenta quando si vedono persone che sbadigliano o che leggono chiaramente le e-mail e non prestano attenzione. Una buona idea per tenere tutti impegnati è quella di chiarire in anticipo che la riunione sarà interattiva e che ci si aspetta che tutti ascoltino attivamente e partecipino alla conversazione. Preparate domande e argomenti di discussione e assicuratevi che tutti abbiano la possibilità di dare il proprio contributo. 

La comunicazione è fondamentale 

La chiave per riunioni produttive e di successo è l'eccesso di comunicazione. Tutti abbiamo sentito il detto: "Digli quello che stai per dire, diglielo e poi digli quello che gli hai detto".1 C'è un motivo per cui questo adagio di Aristotele è così popolare: funziona. Anche in questo caso, è importante assicurarsi di essere stati compresi e che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Un ottimo modo per farlo è chiedere a ogni stakeholder di ribadire i propri punti di vista.  

Prendere appunti e condividerli 

Una volta terminata la riunione virtuale, raccogliete immediatamente gli appunti della riunione, compresi i punti salienti. È importante farlo subito dopo la riunione, quando le informazioni sono ancora fresche nella vostra mente. Quando si è coinvolti in altri progetti o questioni del giorno, è facile perdere sfumature importanti che si ricorderebbero subito dopo la riunione.  

È utile utilizzare lo stesso formato per catturare e condividere gli appunti ogni volta, in modo che siano facili da leggere e da consultare. Dovrebbe includere gli argomenti principali, i punti di partenza e i partecipanti alla riunione. Includete anche eventuali questioni aperte o non risolte e i passi successivi. Una volta distribuiti gli appunti via e-mail, si consiglia di pubblicarli in un luogo facilmente accessibile a tutti gli stakeholder. 

Utilizzate il giusto software per riunioni virtuali 

Esistono molte soluzioni per le riunioni virtuali sul mercato. A causa della rapidità con cui le aziende si sono mosse per implementare le soluzioni all'inizio della pandemia, potrebbero non aver scelto la soluzione migliore per la loro azienda. Non è troppo tardi per rivalutare il vostro software per determinare se vi sta offrendo un'esperienza ottimale e un ritorno positivo sul vostro investimento. 

Quando si parla di software per riunioni virtuali, Vidyo si pone al di sopra di tutti gli altri. Con Vidyo, avete tutto ciò che vi serve in un'unica soluzione. Ecco perché siamo migliori: 

Piattaforma. La piattaforma brevettata di Vidyo si integra praticamente con qualsiasi applicazione, ambiente, rete e dispositivo per offrire esperienze di altissima qualità che rafforzano i team, creano fiducia, promuovono relazioni a lungo termine e migliorano la qualità della vita e del lavoro di tutti. 

Ecosistema. Sia che si tratti di incorporare video in tempo reale utilizzando vidyo-io e le nostre ricche API, sia che si tratti di integrazioni integrate nella piattaforma VidyoCloud, le organizzazioni grandi e piccole possono reimmaginare i loro modelli di business e ottenere risultati migliori. 

Sicurezza. I nostri prodotti offrono un'ampia protezione delle informazioni sensibili trasmesse dall'organizzazione, compresi file, testi, condivisione di schermate, video e audio. Le nostre funzioni di sicurezza vanno oltre gli standard del settore e sono progettate per mantenere al sicuro le comunicazioni e le informazioni private.  

Scoprite perché aziende come Bloomberg, Barclays, Optum, la NASA, l'esercito americano, BestBuy e la Mayo Clinic si affidano a Vidyo. Contattateci oggi.