Sechs Leitlinien zur Verbesserung virtueller Meetings

Die rasche Umstellung auf Telearbeit zu Beginn der Pandemie brachte die rasche Einführung von Software für virtuelle Meetings mit sich. Ziel war es, die Mitarbeiter so schnell wie möglich zu Hause einzurichten und die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs zu reduzieren. Aus diesem Grund wurden viele der neuen Prozesse für die Arbeit von zu Hause aus in kürzester Zeit entwickelt. Es blieb keine Zeit für lang durchdachte Protokolle, die im Vorfeld eingeführt werden mussten.   

Jetzt, wo die Pandemie nachlässt, haben viele Unternehmen beschlossen, die Fernarbeit als Option beizubehalten, zumindest zeitweise. In einer Zeit, in der so viele Unternehmen mit Personalengpässen zu kämpfen haben, ist dies eine gute Möglichkeit, Arbeitskräfte zu gewinnen und zu halten. Es ist auch eine gute Möglichkeit, Gemeinkosten und andere Kosten zu senken, um den Weg zur finanziellen Erholung nach der Pandemie zu ebnen.  

Aufgrund dieses wachsenden Trends haben virtuelle Meetings einen festen Platz in unseren täglichen Arbeitsabläufen eingenommen. Selbst Unternehmen, die planen, ihre Mitarbeiter wieder vor Ort zu beschäftigen, entscheiden sich möglicherweise für den Einsatz von Software für virtuelle Meetings, da diese die Effizienz und die Zusammenarbeit verbessern kann.  

Wir alle erinnern uns daran, wie schwierig es für viele Menschen war, sich zu Beginn der Pandemie an die Software für virtuelle Meetings zu gewöhnen. Es gab Zoom-Katzenfilter, die stecken blieben, Kinder oder Haustiere, die in den Raum liefen, und Pyjama tragende Mitarbeiter, die dachten, ihre Videos seien ausgeschaltet. Während das Lachen über solche Situationen die Stimmung in unsicheren Zeiten auflockern kann, sind wir an einem Punkt angelangt, an dem wir mehr Struktur brauchen. 

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre virtuellen Meeting-Protokolle zu überdenken. Wir bei Vidyo haben uns auf Software für virtuelle Meetings spezialisiert und kennen die Besonderheiten, Herausforderungen und Möglichkeiten. Wir haben die folgenden sechs Richtlinien zur Verbesserung von virtuellen Meetings zusammengestellt, damit Sie das Beste aus Ihren virtuellen Konferenzen herausholen können.

Ziele im Voraus festlegen 

Zu Beginn der Pandemie hielten viele von uns virtuelle Treffen ab, um zu sehen, wie es allen ging. Wir saßen alle im selben Boot und versuchten, die Situation zu meistern. Jetzt, wo wir wissen, was wir tun, ist es wichtig, dass wir unsere virtuellen Sitzungen besser strukturieren. Der erste Schritt besteht darin, für jede Besprechung Ziele festzulegen. Diese Übung hilft nicht nur dabei, die Besprechungen effizienter zu gestalten, sondern auch dabei, Möglichkeiten zu finden, Probleme stattdessen per E-Mail oder Telefonanruf zu lösen. Oder Sie finden Möglichkeiten, Besprechungen zu kombinieren, um die Zeit aller Beteiligten besser zu nutzen. 

Sobald Sie Ihre Ziele für die Besprechung klar festgelegt haben, sollten Sie diese vor der Besprechung - am besten mit der Einladung zur Besprechung - bekannt geben, damit alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich vorzubereiten. Wenn die Teilnehmer vorbereitet zu einer Besprechung kommen, sind sie eher bereit, sich zu beteiligen. Und das führt zu effektiveren Besprechungen.  

Zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite 

Der Leiter der Besprechung gibt den Ton für die Besprechung an, daher ist es wichtig zu zeigen, was erwartet wird. Das bedeutet, dass Ihr Video 100% der Zeit eingeschaltet sein muss, damit jeder Sie sehen kann. Sie sollten Mikrofone und Lautsprecher testen vor und tun Sie alles, was Sie können, um Umgebungsgeräusche zu vermeiden. Das kann bedeuten, dass Sie sich von Klimaanlagen und Fenstern entfernen, Wecker und Telefone ausschalten, SMS-Benachrichtigungen abschalten usw.  

Es ist auch wichtig, professionell auszusehen. Genauso wenig wie Sie ungeduscht und im Schlafanzug zur Arbeit kommen würden, sollten Sie bei einer virtuellen Besprechung so aussehen, als wären Sie gerade aus dem Bett gekommen. Geben Sie sich Mühe, damit die Sitzungsteilnehmer wissen, dass die Sitzung wichtig ist und dass Sie da sind, um etwas zu erreichen. 

Engagiert und interaktiv bleiben 

Bei virtuellen Meetings kann man leicht die Konzentration verlieren, vor allem, wenn man nicht derjenige ist, der spricht. Es ist auch eine Herausforderung, die Person zu sein, die präsentiert, wenn man sieht, dass die Teilnehmer gähnen oder offensichtlich E-Mails lesen und nicht aufpassen. Eine gute Idee, um alle Teilnehmer bei der Stange zu halten, ist es, von vornherein klarzustellen, dass die Besprechung interaktiv sein wird und dass von allen erwartet wird, dass sie aktiv zuhören und sich an der Unterhaltung beteiligen. Halten Sie Fragen und Diskussionsthemen bereit und sorgen Sie dafür, dass jeder die Möglichkeit hat, sich einzubringen. 

Kommunikation ist der Schlüssel 

Der Schlüssel zu erfolgreichen, produktiven Sitzungen ist die Überkommunikation. Wir alle kennen das Sprichwort: "Sag ihnen, was du ihnen sagen willst, sag es ihnen, und dann sag ihnen, was du ihnen gesagt hast".1 Es gibt einen Grund, warum dieses Sprichwort von Aristoteles so beliebt ist: Es funktioniert. Selbst dann ist es wichtig, sich zu vergewissern, dass man verstanden wurde und dass alle auf derselben Seite stehen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, jeden Stakeholder zu bitten, seine Eindrücke zu wiederholen.  

Notizen machen und sie weitergeben 

Stellen Sie nach dem Ende der virtuellen Sitzung sofort die Notizen aus der Sitzung zusammen, einschließlich der wichtigsten Erkenntnisse. Es ist wichtig, dies direkt nach der Besprechung zu tun, solange die Informationen noch frisch in Ihrem Gedächtnis sind. Wenn Sie erst einmal in andere Projekte oder Themen des Tages verwickelt sind, verlieren Sie leicht wichtige Nuancen, an die Sie sich direkt nach der Besprechung erinnern würden.  

Es ist hilfreich, Ihre Notizen jedes Mal im gleichen Format zu erfassen und weiterzugeben, damit sie leicht zu lesen und nachzulesen sind. Sie sollten die Hauptthemen, die wichtigsten Erkenntnisse und die Teilnehmer der Sitzung enthalten. Auch offene oder ungelöste Fragen und die nächsten Schritte sollten enthalten sein. Nachdem Sie die Notizen per E-Mail verteilt haben, sollten Sie sie an einem Ort aufhängen, an dem sie für alle Beteiligten leicht zugänglich sind. 

Verwenden Sie die richtige Software für virtuelle Meetings 

Es gibt viele Lösungen für virtuelle Meetings auf dem Markt. Da die Unternehmen zu Beginn der Pandemie sehr schnell mit der Implementierung von Lösungen begonnen haben, haben sie möglicherweise nicht die beste Lösung für ihr Unternehmen gewählt. Es ist noch nicht zu spät, Ihre Software neu zu bewerten, um festzustellen, ob sie Ihnen wirklich eine optimale Erfahrung und eine positive Investitionsrendite bietet. 

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