バーチャル会議を改善するための6つのガイドライン

パンデミックの初期にリモートワークへの迅速な移行が行われたことで、バーチャル・ミーティング・ソフトウェアが迅速に導入された。その目的は、従業員の在宅勤務をできるだけ早く設定し、業務への支障を減らすことだった。このため、新しい在宅勤務のプロセスの多くは、その場で作成された。そのため、新しい在宅勤務のプロセスの多くは、その場で作成された。   

パンデミック（世界的大流行）が沈静化しつつある今、多くの企業がリモートワークを少なくとも部分的には選択肢として残すことを決定している。多くの企業が人手不足に直面している今、リモートワークは労働者を惹きつけ、維持するための素晴らしい方法だ。また、諸経費やその他のコストを削減し、パンデミック後の財務回復につなげる良い方法でもある。  

このような傾向の高まりから、バーチャル・ミーティングは私たちの日常的なワークフローの中で恒久的な位置を占めるようになりました。従業員を現場に戻す予定の企業でさえ、効率とコラボレーションを向上させることができるため、バーチャル・ミーティング・ソフトウェアを使い続けることを選択するかもしれません。  

パンデミックの初期に、多くの人々がバーチャル会議ソフトに慣れるのにどれだけ苦労したか、私たちは皆覚えている。Zoomの猫フィルターが引っかかったり、子供やペットが部屋に入ってきたり、パジャマ姿の社員がビデオの電源が切られていると勘違いしたり。このような状況を笑い飛ばすことは、不確実な時代の雰囲気を明るくするのに役立つが、私たちは今、より多くの仕組みが必要な段階にいる。 

今こそ、バーチャルミーティングのプロトコルを見直す絶好の機会です。Vidyoでは、バーチャルミーティングソフトウェアを専門としており、その内情、課題、機会を熟知しています。バーチャル会議を最大限に活用できるよう、バーチャル会議を改善するための6つのガイドラインを以下にまとめました。

事前に目標を設定する 

パンデミックの初期、私たちの多くは、皆がどうしているかを確認する方法として、バーチャルミーティングを開催した。私たちは皆、一緒に行動し、すべてを把握しようとしていた。自分たちが何をしているかがわかった今、バーチャル・ミーティングにもっと構造を導入することが重要だ。最初のステップは、ミーティングの目的を設定することだ。会議をより効率的に進めるだけでなく、この練習は、電子メールや電話で代わりに問題を処理する機会を特定するのにも役立つ。また、ミーティングを組み合わせることで、全員の時間をより有効に使うことができるかもしれません。 

会議の目的が明確に決まったら、全員が準備できるように、会議の前に（できれば会議の招待状と一緒に）その目的を送るべきです。準備万端で会議に臨めば、参加する可能性は高くなる。そしてそれは、より効果的な会議につながる。  

ベストを尽くす 

会議のリーダーは会議のトーンを決めるので、何が期待されているかを示すことが重要です。つまり、100%の時間、ビデオをオンにして、全員にあなたが見えるようにすることです。マイクとスピーカーをテストする 以前 ミーティングを始める前に、周囲の騒音を避けるためにできる限りのことをしましょう。エアコンや窓から離れる、アラームや電話の音を消す、テキストアラートをオフにするなどです。  

また、プロフェッショナルに見えることも重要だ。あなたが職場に裸にパジャマ姿で現れないのと同じように、バーチャルミーティングにも寝起きのような格好で現れないようにしましょう。ミーティングの参加者に、ミーティングが重要であり、あなたがそこで物事を成し遂げるために参加していることを理解してもらう努力をしましょう。 

積極的かつインタラクティブに 

バーチャルな会議では、特に自分が話していない場合、集中力が途切れがちだ。また、あくびをしたり、明らかにEメールを読んだりして、注意を払わない人を見ると、プレゼンする側としても大変です。全員の関心を引きつけるには、会議が双方向で行われること、全員が積極的に話を聞き、会話に参加することが期待されていることを、前もって明確にしておくのがよいでしょう。質問と討論のテーマを用意し、全員が意見を述べる機会を持てるようにする。 

コミュニケーションが鍵 

生産的な会議を成功させる鍵は、過剰なコミュニケーションにある。私たちは皆、"これから伝えることを伝え、伝え、そして伝えたことを伝える "ということわざを聞いたことがあるだろう。1 アリストテレスのこの格言がこれほど人気があるのには理由がある。それでも、自分が理解され、全員が同じページにいることを確認することは重要だ。そのためには、各ステークホルダーに持ち味をもう一度言ってもらうのがいい。  

メモを取り、共有する 

バーチャル・ミーティングが終わったら、すぐにミーティングのメモをまとめよう。ミーティング直後、まだ情報が新鮮なうちにこれを行うことが重要だ。いったん他のプロジェクトやその日の問題に巻き込まれると、ミーティング直後に覚えていたはずの重要なニュアンスを失いがちだ。  

毎回同じフォーマットでメモを取り、共有することで、読みやすく、参照しやすくなります。このメモには、主なトピック、要点、会議の参加者を含める。また、未解決の問題や次のステップも含める。Eメールでメモを配布したら、関係者全員が簡単にアクセスできる場所に貼っておくとよいだろう。 

適切なバーチャル会議ソフトウェアを使用する 

市場には多くのバーチャル会議ソリューションがある。パンデミックの初期に企業がソリューションの導入に動いたため、自社のビジネスに最適なソリューションを選択できなかった可能性がある。そのソフトウェアが本当に最適なエクスペリエンスを提供し、投資に対してプラスのリターンをもたらしているかどうかを判断するために、ソフトウェアを再評価しても遅くはない。 

バーチャルミーティングソフトウェアに関しては Vidyo は他を圧倒します。Vidyoなら、1つのソリューションで必要なものがすべて揃います。Vidyoが優れている理由はここにあります： 

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セキュリティ 当社の製品は、ファイル、テキスト、画面共有、ビデオ、オーディオなど、組織が送信する機密情報を幅広く保護します。当社のセキュリティ機能は業界標準を超え、お客様のコミュニケーションと個人情報の安全を守るように設計されています。  

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