Six lignes directrices pour améliorer les réunions virtuelles

Le passage rapide au travail à distance au début de la pandémie a entraîné la mise en œuvre rapide d'un logiciel de réunion virtuelle. L'objectif était d'installer les employés chez eux le plus rapidement possible et de réduire les interruptions d'activité. C'est pourquoi la plupart des nouveaux processus de travail à domicile ont été créés à la volée. Il n'y avait pas le temps de mettre en place des protocoles longuement réfléchis.   

Maintenant que la pandémie s'éloigne, de nombreuses entreprises ont décidé de maintenir le travail à distance comme une option, au moins à temps partiel. C'est un excellent moyen d'attirer et de retenir les travailleurs à une époque où tant d'entreprises sont confrontées à des pénuries de personnel. C'est aussi un bon moyen de réduire les frais généraux et autres coûts pour faciliter le redressement financier après la pandémie.  

En raison de cette tendance croissante, les réunions virtuelles ont pris une place permanente dans nos flux de travail quotidiens. Même les entreprises qui prévoient de rapatrier des employés sur site peuvent choisir de continuer à utiliser un logiciel de réunion virtuelle en raison de sa capacité à améliorer l'efficacité et la collaboration.  

Nous nous souvenons tous des difficultés rencontrées par de nombreuses personnes pour s'habituer aux logiciels de réunion virtuelle au début de la pandémie. Il y a eu des filtres Zoom pour chats qui se sont bloqués, des enfants ou des animaux domestiques qui entraient dans la salle, et des employés en pyjama qui pensaient que leurs vidéos étaient éteintes. Si rire de telles situations peut contribuer à détendre l'atmosphère en période d'incertitude, nous sommes arrivés à un stade où nous avons besoin de plus de structure. 

C'est le moment idéal pour réévaluer vos protocoles de réunions virtuelles. Chez Vidyo, nous sommes spécialisés dans les logiciels de réunions virtuelles et nous en connaissons les tenants et les aboutissants, les défis et les opportunités. Nous avons élaboré les six lignes directrices suivantes sur la manière d'améliorer les réunions virtuelles, afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de vos conférences virtuelles.

Fixer des objectifs à l'avance 

Au début de la pandémie, beaucoup d'entre nous ont organisé des réunions virtuelles pour prendre des nouvelles de tout le monde. Nous étions tous dans le même bateau, essayant de comprendre ce qui se passait. Maintenant que nous savons ce que nous faisons, il est important de commencer à structurer davantage nos réunions virtuelles. La première étape consiste à créer des objectifs pour chaque réunion. En plus d'aider les réunions à se dérouler plus efficacement, cet exercice peut permettre d'identifier les possibilités de traiter les problèmes par courrier électronique ou par téléphone. Vous pouvez également identifier des possibilités de combiner des réunions afin de mieux utiliser le temps de chacun. 

Une fois que les objectifs de la réunion sont clairement établis, vous devez les communiquer avant la réunion - de préférence avec l'invitation à la réunion - pour vous assurer que tout le monde a la possibilité de se préparer. Lorsque les participants arrivent préparés à une réunion, ils sont plus enclins à s'impliquer. Les réunions sont donc plus efficaces.  

Mettez toutes les chances de votre côté 

L'animateur de la réunion donne le ton de la réunion. Il est donc important de montrer ce que l'on attend de lui. Cela signifie que votre vidéo doit être activée 100% en permanence pour que tout le monde puisse vous voir. Vous devez tester les microphones et les haut-parleurs avant vous commencez la réunion, et faites tout ce qui est en votre pouvoir pour éviter les bruits ambiants. Il peut s'agir de s'éloigner des climatiseurs et des fenêtres, de faire taire les alarmes et les téléphones, de désactiver les alertes textuelles, etc.  

Il est également important d'avoir l'air professionnel. De même que vous n'arriveriez pas au travail sans vous être douché et en pyjama, vous ne voulez pas arriver à une réunion virtuelle en ayant l'air de sortir du lit. Faites l'effort de vous assurer que les participants à la réunion savent que la réunion est importante et que vous êtes là pour faire avancer les choses. 

Rester engagé et interactif 

Il est facile de se déconcentrer pendant les réunions virtuelles, surtout si ce n'est pas vous qui parlez. Il est également difficile d'être la personne qui présente lorsque l'on voit des gens bâiller ou lire des courriels sans être attentifs. Une bonne idée pour maintenir l'attention de tous est de préciser d'emblée que la réunion sera interactive et qu'on attend de chacun qu'il écoute activement et participe à la conversation. Préparez des questions et des sujets de discussion et veillez à ce que chacun ait la possibilité d'apporter sa contribution. 

La communication est essentielle 

La clé des réunions réussies et productives est la surcommunication. Nous avons tous entendu le dicton suivant : "Dis-leur ce que tu vas leur dire, dis-leur, puis dis-leur ce que tu leur as dit".1 Ce n'est pas pour rien que cet adage d'Aristote est si populaire : il fonctionne. Même dans ce cas, il est important de s'assurer que vous avez été compris et que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Un bon moyen d'y parvenir est de demander à chaque partie prenante de répéter ce qu'elle a retenu.  

Prendre des notes et les partager 

Une fois la réunion virtuelle terminée, rassemblez immédiatement les notes de la réunion, y compris les points à retenir. Il est important de le faire immédiatement après la réunion, lorsque les informations sont encore fraîches dans votre esprit. Une fois que vous êtes impliqué dans d'autres projets ou questions du jour, il est facile de perdre des nuances importantes dont vous vous souviendriez juste après la réunion.  

Il est utile d'utiliser le même format pour capturer et partager vos notes à chaque fois afin qu'elles soient faciles à lire et à consulter. Les notes doivent comprendre les principaux sujets, les points à retenir et les participants à la réunion. Indiquez également les questions en suspens ou non résolues et les prochaines étapes. Une fois que vous avez distribué les notes par courrier électronique, vous pouvez les afficher à un endroit où toutes les parties prenantes peuvent y accéder facilement. 

Utiliser le bon logiciel de réunion virtuelle 

Il existe de nombreuses solutions de réunions virtuelles sur le marché. En raison de la rapidité avec laquelle les entreprises ont mis en œuvre des solutions au début de la pandémie, il se peut qu'elles n'aient pas choisi la meilleure solution pour leur entreprise. Il n'est pas trop tard pour réévaluer votre logiciel afin de déterminer s'il vous offre réellement une expérience optimale et un retour sur investissement positif. 

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