Zes richtlijnen om virtuele vergaderingen te verbeteren

De snelle omschakeling naar werken op afstand vroeg in de pandemie bracht de snelle implementatie van virtuele vergadersoftware met zich mee. Het doel was om werknemers zo snel mogelijk thuis te krijgen en de onderbreking van het bedrijf te beperken. Daarom werden veel van de nieuwe thuiswerkprocessen in een oogwenk gecreëerd. Er was geen tijd om vooraf goed doordachte protocollen op te stellen.   

Nu de pandemie afneemt, hebben veel bedrijven besloten om werken op afstand als optie te houden, althans een deel van de tijd. Het is een geweldige manier om werknemers aan te trekken en te behouden in een tijd waarin veel bedrijven kampen met personeelstekorten. Het is ook een goede manier om de overheadkosten en andere kosten te verlagen om te helpen bij het financiële herstel na de pandemie.  

Door deze groeiende trend hebben virtuele vergaderingen een vaste plaats veroverd in onze dagelijkse workflows. Zelfs bedrijven die van plan zijn om werknemers weer op locatie te laten werken, kunnen ervoor kiezen om software voor virtueel vergaderen te blijven gebruiken vanwege de mogelijkheid om de efficiëntie en samenwerking te verbeteren.  

We weten allemaal nog hoe moeilijk het voor veel mensen was om aan het begin van de pandemie te wennen aan virtuele vergadersoftware. Er waren Zoom kattenfilters die vastliepen, kinderen of huisdieren die de kamer binnenliepen en werknemers in pyjama die dachten dat hun video's uit stonden. Hoewel lachen om dit soort situaties de stemming kan verlichten in onzekere tijden, zijn we nu op een punt waar we meer structuur nodig hebben. 

Dit is een goed moment om uw protocollen voor virtuele vergaderingen opnieuw te evalueren. Bij Vidyo zijn we gespecialiseerd in software voor virtuele vergaderingen en kennen we de ins en outs, de uitdagingen en de kansen. We hebben de volgende zes richtlijnen opgesteld voor het verbeteren van virtuele vergaderingen, zodat u het meeste uit uw virtuele conferenties kunt halen.

Stel vooraf doelen 

In het begin van de pandemie hielden velen van ons virtuele bijeenkomsten om te kijken hoe het met iedereen ging. We zaten allemaal in hetzelfde schuitje en probeerden alles op een rijtje te zetten. Nu we weten wat we doen, is het belangrijk om meer structuur aan te brengen in onze virtuele vergaderingen. De eerste stap is het opstellen van doelstellingen voor elke vergadering. Naast het efficiënter laten verlopen van vergaderingen, kan deze oefening helpen bij het identificeren van mogelijkheden om problemen af te handelen via e-mail of telefoon. Of je kunt mogelijkheden identificeren om vergaderingen te combineren om ieders tijd beter te benutten. 

Zodra je doelstellingen voor de vergadering duidelijk zijn vastgesteld, moet je ze voorafgaand aan de vergadering uitsturen - bij voorkeur samen met de uitnodiging voor de vergadering - om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om zich voor te bereiden. Als mensen goed voorbereid naar een vergadering komen, is de kans groter dat ze meedoen. En dat leidt tot effectievere vergaderingen.  

Zet je beste beentje voor 

De leider van de vergadering zet de toon voor de vergadering, dus het is belangrijk om te laten zien wat er van je verwacht wordt. Dat betekent dat je video 100% van de tijd aan moet staan zodat iedereen je kan zien. Je moet microfoons en luidsprekers testen voor begin je de vergadering en doe je er alles aan om omgevingsgeluid te vermijden. Dit kan betekenen dat je uit de buurt van airconditioners en ramen gaat zitten, alarmen en telefoons het zwijgen oplegt, sms-waarschuwingen uitschakelt, enz.  

Het is ook belangrijk om er professioneel uit te zien. Net zoals je niet ongeschoren en in pyjama op je werk zou verschijnen, wil je er bij een virtuele vergadering ook niet uitzien alsof je net uit bed komt. Doe je best om ervoor te zorgen dat de deelnemers aan de vergadering weten dat de vergadering belangrijk is en dat je er bent om dingen voor elkaar te krijgen. 

Blijf betrokken en interactief 

Het is makkelijk om je aandacht te verliezen tijdens virtuele vergaderingen, vooral als jij niet degene bent die spreekt. Het is ook een uitdaging om degene te zijn die presenteert als je ziet dat mensen geeuwen of duidelijk e-mails lezen en niet opletten. Een goed idee om iedereen betrokken te houden is om van tevoren duidelijk te maken dat de vergadering interactief zal zijn en dat van iedereen wordt verwacht dat ze actief luisteren en deelnemen aan het gesprek. Houd vragen en gespreksonderwerpen klaar en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om input te geven. 

Communicatie is de sleutel 

De sleutel tot succesvolle, productieve vergaderingen is overcommunicatie. We kennen allemaal het gezegde: "Vertel ze wat je ze gaat vertellen, vertel ze wat je ze gaat vertellen en vertel ze dan wat je ze hebt verteld.1 Er is een reden waarom dit gezegde van Aristoteles zo populair is: het werkt. Zelfs dan is het belangrijk om er zeker van te zijn dat je het begrepen hebt en dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Een goede manier om dit te doen is om elke belanghebbende te vragen om zijn conclusies te herhalen.  

Maak aantekeningen en deel ze 

Maak na afloop van de virtuele vergadering meteen aantekeningen van de vergadering, inclusief de belangrijke punten. Het is belangrijk om dit direct na de vergadering te doen, terwijl de informatie nog vers in je geheugen zit. Zodra je betrokken raakt bij andere projecten of kwesties van de dag, is het gemakkelijk om belangrijke nuances te verliezen die je je direct na de vergadering zou herinneren.  

Het is handig om elke keer hetzelfde formaat te gebruiken om je notities vast te leggen en te delen, zodat ze gemakkelijk te lezen en te raadplegen zijn. Dit moeten de belangrijkste onderwerpen, de belangrijkste punten en de deelnemers aan de vergadering zijn. Vermeld ook openstaande of onopgeloste kwesties en volgende stappen. Nadat u de notities in een e-mail hebt verspreid, kunt u ze ophangen op een plek waar alle belanghebbenden ze gemakkelijk kunnen raadplegen. 

Gebruik de juiste software voor virtuele vergaderingen 

Er zijn veel oplossingen voor virtueel vergaderen op de markt. Omdat bedrijven al vroeg in de pandemie zo snel overgingen tot het implementeren van oplossingen, hebben ze misschien niet de beste oplossing voor hun bedrijf gekozen. Het is nog niet te laat om uw software opnieuw te evalueren om te bepalen of deze u echt een optimale ervaring en een positief rendement op uw investering biedt. 

Als het gaat om software voor virtuele vergaderingen, Vidyo staat boven de rest. Met Vidyo hebt u alles wat u nodig hebt in één oplossing. Dit is waarom wij beter zijn: 

Platform. Het gepatenteerde platform van Vidyo integreert met vrijwel elke applicatie, omgeving, netwerk en apparaat om ervaringen van de hoogste kwaliteit te leveren die teams versterken, vertrouwen opbouwen, langdurige relaties bevorderen en de kwaliteit van leven en werk voor iedereen verbeteren. 

Ecosysteem. Of het nu gaat om het insluiten van realtime video met behulp van vidyo-io en onze rijke API's of via integraties die zijn ingebouwd in het VidyoCloud-platform, organisaties, groot of klein, kunnen hun bedrijfsmodellen opnieuw vormgeven en tegelijkertijd betere resultaten leveren. 

Beveiliging. Onze producten bieden uitgebreide bescherming voor gevoelige informatie die uw organisatie verstuurt, waaronder bestanden, tekst, scherm delen, video en audio. Onze beveiligingsfuncties gaan verder dan de industrienormen en zijn ontworpen om uw communicatie en privégegevens veilig te houden.  

Ontdek waarom bedrijven zoals Bloomberg, Barclays, Optum, NASA, het Amerikaanse leger, BestBuy en de Mayo Clinic vertrouwen op Vidyo. Neem contact met ons op vandaag.