Kennisbeheer op basis van bedrijfsvideo’s: je videoprobleem ligt waarschijnlijk niet aan de video zelf

Bedrijven maken meer video's dan ooit tevoren.

Leiderschapsbijeenkomsten. Teamvergaderingen. Trainingssessies. Productupdates. Informatiebijeenkomsten over naleving. Webinars voor klanten. Interne communicatie.

En dat is maar goed ook.

Video blijft een van de meest effectieve manieren om complexe informatie over te brengen, het management dichter bij de medewerkers te brengen en kennis binnen de hele organisatie te delen.

Maar er is een belangrijkere vraag die bedrijven zich zouden moeten stellen:

Wat gebeurt er daarna met al die videobeelden?

De uitdaging ligt niet langer alleen in het maken van video’s. Het gaat erom de kennis die in die video’s vervat zit om te zetten in iets dat medewerkers daadwerkelijk kunnen vinden, gebruiken en hergebruiken.

Daarom kennisbeheer via bedrijfsvideo’s wordt een steeds belangrijker onderdeel van de moderne digitale werkplek.

Bedrijven hebben geen tekort aan video’s

Stel je een organisatie voor met 500 medewerkers.

Er kunnen honderden of zelfs duizenden uren aan opnames verspreid zijn over Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive en andere systemen.

Stel je nu eens voor dat een medewerker één specifiek stukje informatie nodig heeft uit een leiderschapsbijeenkomst van 60 minuten die zes maanden geleden plaatsvond.

Ze willen die video eigenlijk helemaal niet.

Ze willen die twee minuten waarin hun vraag wordt beantwoord.

Wat gebeurt er dan?

Ze zoeken naar de opname. Ze openen die. Ze bladeren door de tijdlijn. Ze proberen te raden waar de informatie zich zou kunnen bevinden. Misschien vinden ze die. Misschien vragen ze het aan iemand anders. Misschien geven ze het op.

Als je die ervaring vermenigvuldigt met honderden medewerkers, kan een klein ongemak al snel uitgroeien tot een productiviteitsprobleem.

Uit de Work Trend Index van Microsoft is gebleken dat 62% mensen hebben er moeite mee dat ze te veel tijd besteden aan het zoeken naar informatie.

Atlassian heeft ook vastgesteld dat 55% van de kenniswerkers heeft moeite om informatie te vinden, ook al weten ze dat iemand binnen hun organisatie die informatie wel heeft.

Die informatie is vaak al beschikbaar.

Mensen kunnen er gewoon niet altijd snel genoeg aan toekomen.

Wat kost het om informatie op te zoeken?

Laten we eens een hypothetisch getal aan dit probleem koppelen.

Stel dat een betere toegang tot de kennis binnen de organisatie elke medewerker slechts 10 minuten per week.

Voor 500 werknemers komt dat neer op ongeveer:

4.000 uur per jaar

Uitgaande van een indicatieve personeelskost van £30 per uur komt dat neer op ongeveer:

120.000 pond aan werktijd van medewerkers.

Dat betekent niet dat het implementeren van een bedrijfsvideoplatform een organisatie automatisch 120.000 pond bespaart. De productiviteit hangt af van de mate waarin het platform wordt gebruikt, de werkprocessen, de kwaliteit van de inhoud en tal van andere factoren.

Maar dit roept een nuttige vraag op:

Wat kost het om honderden medewerkers ertoe te dwingen steeds weer op zoek te gaan naar informatie die uw organisatie al in bezit heeft?

Hier is waar kennisbeheer via bedrijfsvideo’s kan ervoor zorgen dat het niet meer alleen gaat om het opslaan van opnames, maar dat de informatie daarin gemakkelijker toegankelijk en herbruikbaar wordt.

Waar past Microsoft 365 in het geheel?

De meeste bedrijven hebben al flink geïnvesteerd in Microsoft 365.

In Teams werken mensen samen.

SharePoint helpt organisaties bij het beheren van inhoud.

OneDrive slaat bestanden op.

Het ecosysteem van Microsoft speelt nu al een centrale rol in de manier waarop medewerkers werken.

Het antwoord is niet per se dat die omgeving moet worden vervangen.

Microsoft 365 en Enghouse Qumu kunnen naast elkaar worden gebruikt.

Bekijk het eens op deze manier:

Microsoft 365 is de plek waar uw medewerkers werken. Qumu kan u helpen om de video’s die zij maken om te zetten in een beheerd bedrijfsmiddel.

Qumu biedt specifieke videofuncties voor bedrijven die een aanvulling kunnen vormen op de bredere Microsoft-omgeving, waaronder:

Het gaat niet alleen om Microsoft 365 of Qumu.

Het gaat erom of uw huidige omgeving medewerkers en beheerders alles biedt wat ze nodig hebben om de kennis die in video’s is vervat te beheren, te vinden, te reguleren en opnieuw te gebruiken.

Kennisbeheer via bedrijfsvideo begint met de kennis die in je video vervat zit

Organisaties hebben nog steeds de neiging om video als een bestand te beschouwen.

Iemand neemt een openbare bijeenkomst op. De opname wordt ergens opgeslagen. Medewerkers bekijken de opname. Uiteindelijk verdwijnt de opname in een archief.

Maar bedenk eens wat er eigenlijk in die opname zit:

De video is de drager. De kennis die erin zit, is de echte waarde.

Dat onderscheid is van belang.

Een organisatie kan wel duizenden opnames hebben, maar als medewerkers de informatie die daarin staat niet kunnen vinden, heeft die kennis slechts beperkte praktische waarde.

Stel je voor dat je naar het antwoord zoekt in plaats van naar de video

Stel je voor dat een medewerker inzicht moet krijgen in een recente wijziging in het onboardingproces voor klanten.

Vroeger zouden ze misschien het volgende zoeken:

"Openbare bijeenkomst met het bestuur in maart"

Vervolgens moeten ze de juiste opname vinden en uitzoeken waar het onderwerp aan de orde kwam.

Een betere ervaring zou beginnen met de vraag:

"Wat is er veranderd in ons onboardingproces voor klanten?"

Het doel is om medewerkers te helpen de relevante informatie sneller te vinden, zonder dat ze handmatig door lange opnames hoeven te spitten.

Dat verandert de waardepropositie aanzienlijk.

Het doel is niet om werknemers meer video's te laten bekijken. Het is om hen te helpen minder tijd te besteden aan het zoeken naar informatie.

Hier is waar kennisbeheer via bedrijfsvideo’s kan organisaties helpen verder te kijken dan alleen opnames en zich te richten op doorzoekbare, herbruikbare organisatiekennis.

Videokennisbeheer gaat verder dan communicatie

Dit is niet alleen een uitdaging op het gebied van bedrijfscommunicatie.

Video heeft invloed op teams in de hele organisatie.

Communicatie wil dat leiderschapsboodschappen de juiste medewerkers bereiken.

Opleiding en ontwikkeling wil dat opleidingsmateriaal bruikbaar en herbruikbaar blijft.

Naleving wil dat medewerkers toegang hebben tot passende en actuele richtlijnen.

Verkoop wil dat product- en organisatiekennis beschikbaar is wanneer mensen die nodig hebben.

IT vereist beheer, beveiliging en controle.

Werknemers wil een antwoord zonder dat ik een opname van een uur hoef te bekijken.

Daarom is de traditionele discussie over een "videoplatform" aan het veranderen.

Een nuttigere vraag is:

Hoe kunnen we de video die we nu aan het maken zijn, omzetten in organisatiekennis?

Vijf vragen die communicatieleiders zich zouden moeten stellen

Als video een belangrijke rol speelt in uw interne communicatiestrategie, begin dan met deze vijf vragen:

Die laatste vraag is bijzonder belangrijk.

Een video met 10.000 weergaven is niet automatisch waardevoller dan een video met 100 weergaven.

Als die 100 medewerkers precies zouden vinden wat ze nodig hebben en die informatie zouden gebruiken om hun werk efficiënter te doen, zou die inhoud een aanzienlijke zakelijke waarde kunnen hebben.

De volgende fase van bedrijfsvideo

Jarenlang vroegen organisaties zich af:

Kunnen we een video maken?

Toen rees de vraag:

Kunnen we het opslaan en verspreiden?

Nu is er nog een vraag die het stellen waard is:

Kunnen we gebruikmaken van de kennis die we al hebben opgebouwd?

Dat is waar Enghouse Qumu een aanvulling kan vormen op een bestaande Microsoft 365-omgeving.

Het doel is niet om weer een nieuwe silo te creëren. Het is bedoeld om organisaties te helpen meer uit de videokennis te halen die ze al opbouwen, door het gemakkelijker te maken om:

Uiteindelijk, kennisbeheer via bedrijfsvideo’s gaat erom de informatie die binnen uw organisatie al is verzameld, bruikbaarder te maken.

Want het succes van een videostrategie voor bedrijven wordt misschien niet afgemeten aan het aantal video’s dat uw organisatie produceert, of zelfs aan het aantal weergaven dat die video’s krijgen.

Het kan veel eenvoudiger zijn:

Als iemand een antwoord nodig heeft, hoe snel kan hij of zij dat dan vinden in de kennis die uw organisatie al heeft opgebouwd?

Maak van je video doorzoekbare kennis

Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet?

Bekijk de opname van ons webinar, Meer dan alleen een opname: hoe toonaangevende banken en verzekeraars vergaderingen omzetten in doorzoekbare kennis, om te onderzoeken hoe opnames van vergaderingen, trainingen en communicatie van het management onderdeel kunnen worden van een beveiligd, doorzoekbaar kenniscentrum voor de onderneming.

Bekijk de opname van het webinar

Ontdek hoe Enghouse Qumu uw organisatie kan helpen verder te kijken dan losse opnames en de kennis in video’s te gaan beschouwen als een herbruikbaar bedrijfsmiddel.