Gestion des connaissances vidéo en entreprise : votre problème avec la vidéo n'est probablement pas lié à la vidéo elle-même

Les entreprises produisent plus de vidéos que jamais.

Réunions publiques avec la direction. Réunions d'équipe. Sessions de formation. Mises à jour sur les produits. Réunions d'information sur la conformité. Webinaires destinés aux clients. Communications internes.

Et c'est une bonne chose.

La vidéo reste l'un des moyens les plus efficaces pour communiquer des informations complexes, rapprocher la direction des collaborateurs et partager les connaissances au sein d'une organisation.

Mais il y a une question plus importante que les entreprises devraient se poser :

Que deviennent toutes ces vidéos par la suite ?

Le défi ne consiste plus simplement à créer une vidéo. Il s'agit désormais de transformer les connaissances contenues dans cette vidéo en ressources que les collaborateurs peuvent réellement trouver, utiliser et réutiliser.

C'est pourquoi gestion des connaissances vidéo en entreprise prend une place de plus en plus importante dans l'environnement de travail numérique moderne.

Les entreprises ne manquent pas de vidéos

Prenons l'exemple d'une entreprise comptant 500 personnes.

Il pourrait s'agir de centaines, voire de milliers d'heures d'enregistrements répartis entre Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive et d'autres systèmes.

Imaginez maintenant qu'un collaborateur ait besoin d'une information précise tirée d'une réunion publique de 60 minutes organisée par la direction il y a six mois.

En réalité, ils ne veulent pas vraiment de cette vidéo.

Ils veulent ces deux minutes qui leur apporteront la réponse à leur question.

Alors, que se passe-t-il ?

Ils cherchent l'enregistrement. Ils l'ouvrent. Ils parcourent la chronologie. Ils essaient de deviner où se trouve l'information. Peut-être la trouvent-ils. Peut-être demandent-ils à quelqu'un d'autre. Peut-être abandonnent-ils.

Si l'on multiplie cette expérience par des centaines d'employés, un petit désagrément peut rapidement se transformer en un problème de productivité.

L'indice « Work Trend Index » de Microsoft a révélé que 62% de personnes ont du mal à ne pas passer trop de temps à rechercher des informations.

Atlassian a également constaté que 55% des travailleurs du savoir ont du mal à retrouver des informations, alors même qu'ils savent qu'une personne de leur organisation les détient.

Souvent, ces informations existent déjà.

Les gens n'arrivent tout simplement pas toujours à s'y mettre assez vite.

Quel est le coût de la recherche d'informations ?

Essayons de donner un chiffre hypothétique pour illustrer le problème.

Supposons qu'un meilleur accès aux connaissances de l'entreprise permette à chaque salarié d'économiser simplement 10 minutes par semaine.

Pour 500 salariés, cela représente environ :

4 000 heures par an

En prenant comme exemple un coût salarial de 30 £ par heure, cela représente environ :

120 000 £ de temps de travail des employés.

Cela ne signifie pas pour autant que la mise en place d'une plateforme vidéo d'entreprise permette automatiquement à une organisation d'économiser 120 000 £. La productivité dépend du taux d'adoption, des flux de travail, de la qualité du contenu et de nombreux autres facteurs.

Mais cela soulève une question pertinente :

Quel est le coût lié au fait de demander à des centaines de salariés de rechercher sans cesse des informations dont votre organisation dispose déjà ?

C'est là que gestion des connaissances vidéo en entreprise peut faire évoluer la discussion : il ne s'agit plus simplement de stocker des enregistrements, mais de faciliter l'accès aux informations qu'ils contiennent et leur réutilisation.

Quelle est la place de Microsoft 365 dans ce contexte ?

La plupart des entreprises ont déjà réalisé d'importants investissements dans Microsoft 365.

Teams est l'espace où les gens collaborent.

SharePoint aide les entreprises à gérer leurs contenus.

OneDrive permet de stocker des fichiers.

L'écosystème de Microsoft joue déjà un rôle central dans les méthodes de travail des employés.

La solution ne consiste pas forcément à remplacer cet environnement.

Microsoft 365 et Enghouse Qumu peuvent fonctionner conjointement.

Voyez les choses sous cet angle :

Microsoft 365 est l'environnement de travail de vos collaborateurs. Qumu peut vous aider à transformer les vidéos qu'ils créent en une ressource d'entreprise gérée.

Qumu offre des fonctionnalités vidéo d'entreprise dédiées qui viennent compléter l'environnement Microsoft au sens large, notamment :

La question ne se résume pas simplement à Microsoft 365 ou Qumu.

La question est de savoir si votre environnement actuel offre aux collaborateurs et aux administrateurs tout ce dont ils ont besoin pour gérer, trouver, réguler et réutiliser les connaissances contenues dans les vidéos.

La gestion des connaissances vidéo en entreprise commence par les connaissances contenues dans vos vidéos

Les entreprises ont encore tendance à considérer la vidéo comme un simple fichier.

Quelqu'un enregistre une réunion publique. L'enregistrement est stocké quelque part. Les employés le regardent. Finalement, il finit dans les archives.

Mais réfléchissez à ce que contient réellement cet enregistrement :

La vidéo n'est qu'un support. Le savoir qu'elle renferme constitue le véritable atout.

Cette distinction a son importance.

Une organisation peut disposer de milliers d'enregistrements, mais si ses employés ne parviennent pas à trouver les informations qu'ils contiennent, ces connaissances n'ont qu'une valeur pratique limitée.

Imaginez que vous cherchiez la réponse plutôt que la vidéo

Imaginez qu'un collaborateur ait besoin de comprendre une modification récente apportée à votre processus d'intégration des clients.

En général, ils pourraient rechercher :

" Réunion publique sur le leadership du mois de mars "

Ils doivent ensuite trouver l'enregistrement correspondant et déterminer à quel moment le sujet a été abordé.

Pour offrir une meilleure expérience, il faudrait commencer par se poser la question suivante :

" Qu'est-ce qui a changé dans notre processus d'intégration des clients ? "

L'objectif est d'aider les employés à accéder plus facilement aux informations pertinentes sans avoir à parcourir manuellement de longs enregistrements.

Cela modifie considérablement la proposition de valeur.

L'objectif n'est pas d'amener les employés à regarder davantage de vidéos. Il s'agit plutôt de les aider à passer moins de temps à rechercher des informations.

C'est là que gestion des connaissances vidéo en entreprise peut aider les organisations à aller au-delà des simples enregistrements pour s'orienter vers des connaissances organisationnelles consultables et réutilisables.

La gestion des connaissances par la vidéo va au-delà de la communication

Il ne s'agit pas seulement d'un défi en matière de communication d'entreprise.

La vidéo touche toutes les équipes de l'entreprise.

Communications souhaite que les messages de la direction parviennent aux bons collaborateurs.

Formation et développement souhaite que les contenus de formation restent utiles et réutilisables.

Conformité souhaite que ses collaborateurs aient accès à des conseils pertinents et à jour.

Vente souhaite que les connaissances sur les produits et l'organisation soient accessibles lorsque les collaborateurs en ont besoin.

Informatique nécessite une gouvernance, une sécurité et un contrôle.

Salariés Je voudrais une réponse sans avoir à regarder un enregistrement d'une heure.

C'est pourquoi le discours traditionnel sur les " plateformes vidéo " est en train d'évoluer.

Une question plus pertinente serait :

Comment transformer les vidéos que nous réalisons déjà en savoir organisationnel ?

Cinq questions que les responsables de la communication devraient se poser

Si la vidéo occupe une place importante dans votre stratégie de communication interne, commencez par vous poser ces cinq questions :

Cette dernière question est particulièrement importante.

Une vidéo qui totalise 10 000 vues n'a pas forcément plus de valeur qu'une autre qui en compte 100.

Si ces 100 employés trouvaient exactement ce dont ils ont besoin et utilisaient ces informations pour travailler plus efficacement, ce contenu pourrait présenter une valeur commerciale considérable.

La prochaine étape de la vidéo d'entreprise

Pendant des années, les organisations se sont demandé :

Peut-on créer des vidéos ?

La question qui s'est alors posée était la suivante :

Peut-on le stocker et le distribuer ?

Il y a maintenant une autre question qu'il convient de se poser :

Pouvons-nous mettre à profit les connaissances que nous avons déjà acquises ?

C'est là que la solution Enghouse Qumu peut venir compléter un environnement Microsoft 365 existant.

L'objectif n'est pas de créer un nouveau silo. Il s'agit d'aider les organisations à tirer davantage parti des connaissances vidéo qu'elles génèrent déjà, en leur facilitant les tâches suivantes :

En fin de compte, gestion des connaissances vidéo en entreprise Il s'agit de rendre plus utiles les informations déjà collectées au sein de votre organisation.

En effet, le succès d'une stratégie vidéo d'entreprise ne se mesure pas nécessairement au nombre de vidéos produites par votre organisation, ni même au nombre de vues que ces vidéos génèrent.

C'est peut-être beaucoup plus simple :

Lorsqu'une personne a besoin d'une réponse, en combien de temps peut-elle la trouver dans la base de connaissances déjà constituée par votre organisation ?

Transformez votre vidéo en contenu consultable

Vous voulez voir à quoi cela ressemble concrètement ?

Regardez l'enregistrement de notre webinaire, Au-delà de l'enregistrement : comment les grandes banques et compagnies d'assurance transforment leurs réunions en connaissances consultables, afin d'étudier comment les enregistrements de réunions, les formations et les communications de la direction peuvent être intégrés à un centre de connaissances d'entreprise sécurisé et consultable.

Regardez l'enregistrement du webinaire

Découvrez comment la solution Enghouse Qumu peut aider votre entreprise à aller au-delà des simples enregistrements individuels et à commencer à considérer les connaissances contenues dans les vidéos comme un atout commercial réutilisable.