Las empresas están creando más vídeos que nunca.
Reuniones abiertas con la dirección. Reuniones de equipo. Sesiones de formación. Actualizaciones sobre productos. Sesiones informativas sobre cumplimiento normativo. Seminarios web para clientes. Comunicaciones internas.
Y eso es algo bueno.
El vídeo sigue siendo una de las formas más eficaces de transmitir información compleja, acercar a los directivos a los empleados y compartir conocimientos en toda la organización.
Pero hay una pregunta más importante que las empresas deberían plantearse:
¿Qué pasa después con todo ese material de vídeo?
El reto ya no consiste simplemente en crear vídeos. Se trata de convertir la información que contienen esos vídeos en algo que los empleados puedan realmente encontrar, utilizar y reutilizar.
Por eso gestión del conocimiento mediante vídeo empresarial se está convirtiendo en una parte cada vez más importante del entorno de trabajo digital moderno.
Las empresas no tienen escasez de vídeos
Imaginemos una organización de 500 personas.
Podría haber cientos o incluso miles de horas de grabaciones repartidas entre Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive y otros sistemas.
Ahora imagina que un empleado necesita un dato concreto de una reunión abierta con la dirección de 60 minutos de duración que tuvo lugar hace seis meses.
En realidad no quieren el vídeo.
Quieren esos dos minutos que les den respuesta a su pregunta.
¿Y qué pasa entonces?
Buscan la grabación. La abren. Se desplazan por la línea de tiempo. Intentan adivinar dónde podría estar la información. Quizá la encuentren. Quizá le pregunten a otra persona. Quizá se den por vencidos.
Si multiplicamos esa experiencia por cientos de empleados, un pequeño inconveniente puede convertirse rápidamente en un problema de productividad.
El «Work Trend Index» de Microsoft ha revelado que 62% de personas tienen dificultades porque dedican demasiado tiempo a buscar información.
Atlassian también ha constatado que El 55% de los trabajadores del conocimiento tiene dificultades para localizar información, a pesar de saber que alguien de su organización la tiene.
A menudo, la información ya está disponible.
La gente no siempre puede ponerse con ello lo suficientemente rápido.
¿Cuánto cuesta buscar información?
Pongamos una cifra hipotética para ilustrar el problema.
Supongamos que un mejor acceso al conocimiento de la organización supone un ahorro para cada empleado de tan solo 10 minutos a la semana.
Para 500 empleados, eso supone aproximadamente:
4.000 horas al año
Tomando como ejemplo un coste por empleado de 30 libras esterlinas por hora, eso supone aproximadamente:
120 000 libras esterlinas en tiempo de los empleados.
Eso no significa que la implantación de una plataforma de vídeo empresarial suponga automáticamente un ahorro de 120 000 libras para una organización. La productividad depende del grado de adopción, los flujos de trabajo, la calidad del contenido y muchos otros factores.
Pero esto plantea una pregunta interesante:
¿Cuánto cuesta que cientos de empleados tengan que buscar una y otra vez información que tu organización ya posee?
Aquí es donde gestión del conocimiento mediante vídeo empresarial puede hacer que el enfoque pase de limitarse simplemente a almacenar grabaciones a facilitar el acceso y la reutilización de la información que contienen.
¿Qué papel desempeña Microsoft 365?
La mayoría de las empresas ya han realizado una importante inversión en Microsoft 365.
Teams es el lugar donde la gente colabora.
SharePoint ayuda a las organizaciones a gestionar contenidos.
OneDrive almacena archivos.
El ecosistema de Microsoft ya desempeña un papel fundamental en la forma de trabajar de los empleados.
La respuesta no es necesariamente sustituir ese entorno.
Microsoft 365 y Enghouse Qumu pueden funcionar conjuntamente.
Piénsalo de esta manera:
Microsoft 365 es donde trabaja tu equipo. Qumu puede ayudarte a convertir los vídeos que crean en un activo empresarial gestionado.
Qumu ofrece funciones de vídeo empresarial específicas que pueden complementar el entorno general de Microsoft, entre las que se incluyen:
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Gestión de vídeo
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Acceso seguro y permisos
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Bibliotecas de vídeos con función de búsqueda
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Portales de vídeo de marca
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Eventos empresariales en directo
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Distribución de vídeos
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Análisis y participación
La cuestión no se reduce simplemente a Microsoft 365 o Qumu.
La cuestión es si tu entorno actual ofrece a los empleados y administradores todo lo que necesitan para gestionar, localizar, controlar y reutilizar los conocimientos que contienen los vídeos.
La gestión del conocimiento en vídeo empresarial comienza con el conocimiento que contiene tu vídeo
Las organizaciones siguen tendiendo a considerar el vídeo como un archivo.
Alguien graba una reunión pública. Se guarda en algún sitio. Los empleados la ven. Al final, acaba desapareciendo en un archivo.
Pero piensa en lo que realmente hay en esa grabación:
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Decisiones estratégicas
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Orientaciones normativas
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Información sobre el producto
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Información sobre los clientes
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Formación y desarrollo
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Conocimientos operativos
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Comunicaciones ejecutivas
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Los años de experiencia de los empleados que, con el tiempo, podrían abandonar la organización
El vídeo es el contenedor. El conocimiento que contiene es el verdadero activo.
Esa distinción es importante.
Una organización puede tener miles de grabaciones, pero si los empleados no pueden encontrar la información que contienen, ese conocimiento tiene un valor práctico limitado.
Imagina que buscaras la respuesta en lugar del vídeo
Imagina que un empleado necesita comprender un cambio reciente en el proceso de incorporación de clientes.
Por lo general, suelen buscar:
"Reunión pública de marzo sobre liderazgo"
A continuación, deben encontrar la grabación correcta y averiguar en qué momento se trató el tema.
Una experiencia mejor empezaría con la pregunta:
"¿Qué ha cambiado en nuestro proceso de incorporación de clientes?"
El objetivo es ayudar a los empleados a acceder más fácilmente a la información relevante sin tener que buscarla manualmente en grabaciones largas.
Eso cambia considerablemente la propuesta de valor.
El objetivo no es que los empleados vean más vídeos, sino ayudarles a dedicar menos tiempo a buscar información.
Aquí es donde gestión del conocimiento mediante vídeo empresarial puede ayudar a las organizaciones a ir más allá de las grabaciones y a orientarse hacia un conocimiento organizativo que se pueda consultar y reutilizar.
La gestión del conocimiento mediante vídeos va más allá de las comunicaciones
Esto no es solo un reto para el departamento de Comunicación Corporativa.
El vídeo tiene repercusión en todos los equipos de la organización.
Comunicaciones quiere que los mensajes de la dirección lleguen a los empleados adecuados.
Formación y desarrollo quiere que los contenidos formativos sigan siendo útiles y reutilizables.
Conformidad quiere que los empleados tengan acceso a información orientativa adecuada y actualizada.
Ventas quiere que los conocimientos sobre los productos y la organización estén disponibles cuando la gente los necesite.
TI necesita gobernanza, seguridad y control.
Empleados Quiero una respuesta sin tener que ver una grabación de una hora.
Por eso está cambiando el enfoque tradicional sobre lo que es una "plataforma de vídeo".
Una pregunta más útil es:
¿Cómo podemos convertir el vídeo que ya estamos creando en conocimiento organizativo?
Cinco preguntas que deberían plantearse los responsables de comunicación
Si el vídeo desempeña un papel importante en tu estrategia de comunicación interna, empieza por plantearte estas cinco preguntas:
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¿Cuánto contenido de vídeo creamos cada mes?
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Seis meses después, ¿pueden los empleados seguir encontrando la información contenida en esas grabaciones?
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¿Cuánto tiempo dedican los empleados a buscar información que ya existe?
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¿Sabemos quién puede acceder a nuestro contenido de vídeo más confidencial?
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¿Estamos midiendo el número de visualizaciones o si el vídeo realmente ayuda a los empleados a sacar adelante su trabajo?
Esa última pregunta es especialmente importante.
Un vídeo con 10.000 visualizaciones no tiene por qué ser automáticamente más valioso que uno con 100.
Si esos 100 empleados encontraran exactamente lo que necesitan y utilizaran esa información para realizar su trabajo de forma más eficaz, ese contenido podría tener un valor empresarial significativo.
La próxima etapa del vídeo empresarial
Durante años, las organizaciones se preguntaban:
¿Podemos crear un vídeo?
Entonces la pregunta pasó a ser:
¿Podemos almacenarlo y distribuirlo?
Ahora hay otra pregunta que merece la pena plantearse:
¿Podemos aprovechar los conocimientos que ya hemos adquirido?
Ahí es donde Enghouse Qumu puede complementar un entorno existente de Microsoft 365.
El objetivo no es crear otro «silo». Se trata de ayudar a las organizaciones a sacar más partido al contenido de vídeo que ya están creando, facilitando les siguientes tareas:
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Buscar
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Gobernar
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Reutilización
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Compartir
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Aprende de
En definitiva, gestión del conocimiento mediante vídeo empresarial consiste en sacar más partido a la información que ya se ha recopilado en toda tu organización.
Porque es posible que el indicador del éxito de una estrategia de vídeo corporativa no sea el número de vídeos que produce tu organización, ni siquiera el número de visualizaciones que reciben esos vídeos.
Quizá sea mucho más sencillo:
Cuando alguien necesita una respuesta, ¿con qué rapidez puede encontrarla en los conocimientos que tu organización ya ha recopilado?
Convierte tu vídeo en conocimiento en el que se pueda realizar búsquedas
¿Quieres ver cómo funciona esto en la práctica?
Mira la grabación de nuestro seminario web, Más allá de la grabación: cómo los principales bancos y aseguradoras convierten las reuniones en conocimiento consultable, para analizar cómo las grabaciones de reuniones, los cursos de formación y las comunicaciones de la dirección pueden integrarse en un centro de conocimiento empresarial seguro y con funciones de búsqueda.
Mira la grabación del seminario web
Descubre cómo Enghouse Qumu puede ayudar a tu organización a ir más allá de las grabaciones individuales y empezar a considerar el conocimiento que contienen los vídeos como un activo empresarial reutilizable.
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