Essentiële tools voor interne bedrijfscommunicatie

Binnen een organisatie is interne communicatie essentieel om een saamhorigheidsgevoel te creëren, cohesie te ontwikkelen en werknemers te mobiliseren en motiveren. 

Interne communicatie gaat veel verder dan de eenvoudige verspreiding van informatie tussen management en werknemers of tussen teamleden.  

Wilt u de interne communicatie in uw bedrijf verbeteren? Ontdek hoe je een onberispelijke interne communicatie kunt hebben met Momindum. 

Wat zijn de voordelen van interne bedrijfscommunicatie? 

Goede interne communicatie is essentieel om een duidelijke boodschap over te brengen.  

Interne communicatie is noodzakelijk om de waarden, de geschiedenis, de visie en de doelstellingen van het bedrijf aan de medewerkers over te brengen. Hierdoor wordt de strategie van het bedrijf begrijpelijk. Het houdt de bedrijfscultuur levend en stimuleert medewerkers om zich hieraan te houden. Het heeft tot doel ervoor te zorgen dat iedereen zich de doelstellingen van het bedrijf eigen maakt en maakt de ontwikkeling van een groepsdynamiek mogelijk. 

Interne communicatie draagt ook bij tot het ontwikkelen van een saamhorigheidsgevoel dat werknemers ertoe aanzet zichzelf te overtreffen en kwalitatief hoogstaand werk en/of service te leveren. 

Interne bedrijfscommunicatie helpt spanningen en conflicten vermijden omdat we weten dat binnen een bedrijf of een team goede communicatie de sleutel is tot het vermijden van spanningen en het oplossen van conflicten. Door transparantie en eerlijkheid te cultiveren over wat er in het bedrijf gebeurt, vermijd je geruchten, misverstanden en verwarring die een klimaat van ongerustheid kunnen creëren bij je werknemers. 

Goede interne bedrijfscommunicatie verbetert de efficiëntie van werknemers 

Het formuleren van duidelijke en precieze instructies is ook een vorm van interne communicatie. Managers en projectleiders moeten in staat zijn om hun instructies effectief over te brengen en de eisen van de klant op een duidelijke en nauwkeurige manier over te brengen, zodat ze door alle medewerkers worden begrepen. Dit is een essentiële voorwaarde om ervoor te zorgen dat het werk goed gedaan wordt en om fouten te voorkomen.  

Interne communicatie is ook een manager die zijn team feliciteert voor het geleverde werk. Het waarderen van de inspanningen en vaardigheden van je werknemers is een essentiële manier van communiceren in een bedrijf. Door de inspanningen en betrokkenheid van elke persoon te erkennen en hen regelmatig te bedanken, motiveer je hen om hun inspanningen voort te zetten, meer betrokken te raken en draag je bij tot het bevorderen van de betrokkenheid en het welzijn van de werknemers op de werkplek. En gelukkige, tevreden en betrokken werknemers zullen productiever zijn en beter presteren. 

Door gebruik te maken van alle aspecten van interne communicatie (informeren, waarderen, overbrengen, motiveren) zult u er dus in slagen uw werknemers te behouden, te verenigen en het personeelsverloop te verminderen. 

Checklist van de beste interne communicatiemiddelen  

Wil je intern communiceren, maar weet je niet hoe je dat moet aanpakken? Hier zijn 5 van de meest gebruikte interne communicatiemiddelen. 

1. De nieuwsbrief

   Onder de onmisbare interne communicatiemiddelenDe nieuwsbrief heeft zijn plaats verworven. Met een nieuwsbrief, waarvan de frequentie kan variëren, kunnen alle aangesloten werknemers worden bereikt, maar ook meer gerichte groepen. Hij bestaat meestal uit nieuws en lichtere inhoud.
   De interne nieuwsbrief is veel meer dan een eenvoudige e-mail. Het is een zorgvuldig opgebouwd medium dat een rol speelt in de betrokkenheid van werknemers. Het is ook een manier om gedetailleerd op de hoogte te zijn van hun verwachtingen en reacties.

2. Het welkomstboekje

   Dit is een essentieel document om een nieuwkomer te verwelkomen. Het welkomstboekje moet een korte voorstelling geven van het bedrijf, zijn visie en waarden, en moet praktische informatie (sitemap, organigram, intern reglement, enz.) verstrekken aan de nieuwkomer. Het is een essentieel hulpmiddel voor een succesvolle integratie. 

3. Het sociale bedrijfsnetwerk
   

   CSR, of Corporate Social Network, is geen instrument voor interne communicatie zoals alle andere. Het staat dichter bij de digitale werkplek en stelt je in staat om:  

   • Discussiegroepen aanmaken per team of per project 
   • Documenten delen 
   • Start online vergaderingen en videoconferenties 

   Maar het is in feite een plek voor interne informatiecirculatie. Deze hybride ruimte wordt daarom een van de essentiële instrumenten voor interne communicatie. Communicatoren moeten daarom de codes beheersen. 

4. Bewegwijzering

   Tijdloze posters zijn een effectief intern communicatiemiddel. Geplaatst op een drukke plek zoals bij de koffieautomaat, in de kantine of in een vergaderruimte, kun je met een poster gemakkelijk en eenvoudig verschillende informatie verspreiden onder alle medewerkers. 
   

5. Het intranet

   Het intranet staat centraal in de interne communicatie van bedrijven (ook al worden andere tools steeds belangrijker). Het verzamelt op één plek de essentiële informatie, actueel en uit het verleden, en vergemakkelijkt de toegang tot andere werkinstrumenten. Het intranet kan gemakkelijk artikelen, video's, infographics of zelfs fotoslideshows hosten, wat een zekere vrijheid biedt bij het creëren van inhoud.

   Het intranet wordt ook responsive zodat het toegankelijk is vanaf de smartphones en tablets van werknemers.

6. De vergadering

   Als het belangrijk is om het goed te organiseren en niet te misbruiken, blijft de vergadering een effectieve instrument voor interne communicatie. Zo kun je de leden van een team of een afdeling bij elkaar brengen om hen persoonlijk belangrijke informatie door te geven en zo rechtstreeks hun mening te peilen. Dit zijn belangrijke momenten om informatie uit te wisselen over de actuele gebeurtenissen en activiteiten binnen het bedrijf, maar ook om de teams te feliciteren of problemen te bespreken die zich hebben voorgedaan. 

Innovatief interne communicatiemiddelen 

Misschien heb je al gehoord over de instrument voor interne communicaties die hierboven zijn gepresenteerd. Vandaag leggen we uit hoe je een modern tintje aan deze tools kunt geven om je interne communicatie aanzienlijk te verbeteren.   

Laten we eens kijken naar een aantal van deze hulpmiddelen: 

De videonieuwsbrief 

Zoals we hebben gezien, is de nieuwsbrief nog steeds de meest gebruikte interne tool, maar het nadeel is dat je werknemers niet noodzakelijk de tijd nemen om je informatie te lezen.  

Met de video kun je veel gemakkelijker de aandacht van je gebruikers trekken. Een e-mail met een video wekt meer interesse op bij internetgebruikers. Recente studies hebben aangetoond dat het lees-, openings- en conversiepercentage van een e-mail met een video tot vijf keer hoger kan liggen dan dat van traditionele nieuwsbrieven die alleen tekst met of zonder foto bevatten. 

De aanwezigheid van een video in een e-mail trekt onmiddellijk de aandacht van de lezer. Die aantrekkingskracht is zo groot dat de lezer zelfs de gebruikelijke volgorde kan omdraaien door eerst op de video te klikken en pas daarna de tekst te lezen.  

Met Momindum Maker kun je in een paar klikken en zonder technische vaardigheden video's maken voor je communicatie. Maak korte video's van minder dan een minuut om de aandacht van je medewerkers te trekken. Geef bijvoorbeeld het laatste nieuws van de week door met een dynamische video.   

Het traditionele welkomstboekje herzien   

Ja, het welkomstboekje is een goede manier om belangrijke informatie over een nieuwkomer te delen. Maar net als de nieuwsbrief moet je het lezen, en dat spreekt je nieuwkomers niet altijd aan.  

Hoe kan bedrijfsvideo je helpen om de komst van deze nieuwe werknemers te optimaliseren?  

Nadat ze de website van uw bedrijf hebben ontdekt, kunt u uw nieuwe medewerkers uitnodigen om een paar video’s te bekijken over de basiszaken die ze moeten weten wanneer ze in dienst treden.  

Met een paar korte filmpjes over de organisatiestructuur, of zelfs filmpjes met de titel "Hoe dien ik mijn verlofaanvraag in?", komen deze nieuwe medewerkers alles te weten over uw bedrijfsvoering. Het belangrijkste is dat u al deze video’s bundelt in een professionele WebTV, zodat zij permanent toegang hebben tot deze essentiële inhoud. MomindumTV biedt u een breed scala aan mogelijkheden om uw medewerkers succesvol te integreren.  

XXL-vergaderingen maken en opnieuw afspelen 

Voor veel grote bedrijven kunnen informatieve vergaderingen een last zijn en ze worden niet altijd door alle werknemers gevolgd. Daar zijn veel redenen voor:  

• Niet alle werknemers bevinden zich op dezelfde site 
• Uw videoconferentieplatform ondersteunt niet meer dan 100 werknemers 

• Uw werknemers zijn niet allemaal tegelijk beschikbaar  
• Notulen van vergaderingen zijn niet altijd duidelijk  

Momindum heeft een oplossing ontwikkeld waarmee je al deze obstakels kunt overwinnen. Met Momindum Cloud, zult u in staat om uw Vidyo, Teams, Zoom vergaderingen uit te zenden naar een groot aantal mensen zonder technische beperkingen. Met één enkele verbindingslink kunnen uw medewerkers de vergadering bijwonen via een internetverbinding (en zelfs vanuit de hele wereld!).  Met werknemers thuis of aan de andere kant van de wereld verkleint video de grote kloof op het gebied van afstand en interne hiërarchieën. Sterker nog, 48% van de werknemers ziet het als de meest boeiende vorm van communicatie. 

En voor degenen die de vergadering niet kunnen bijwonen? Maak je geen zorgen, met ditzelfde programma kun je de vergadering automatisch opnemen en als herhaling delen op je WebTV. 

Creëer uw Interne communicatiemiddelen met Momindum 

Je weet nu hoe je een effectieve interne communicatiestrategie opzet.  

Wilt u begeleid worden in de videostrategie voor uw bedrijf? Aarzel dan niet om klik hier om je interne communicatiestrategieën te verbeteren met video!