Essentiële tools voor interne bedrijfscommunicatie

Interne communicatie gaat veel verder dan de eenvoudige verspreiding van informatie tussen management en werknemers of tussen teamleden.  

Wilt u de interne communicatie in uw bedrijf verbeteren? Ontdek hoe je een onberispelijke interne communicatie kunt hebben met Momindum. 

Wat zijn de voordelen van interne bedrijfscommunicatie? 

Goede interne communicatie is essentieel om een duidelijke boodschap over te brengen.  

Interne communicatie is nodig om de waarden van het bedrijf, de geschiedenis, de visie en de doelstellingen aan de werknemers over te brengen. Het maakt de strategie van het bedrijf zinvol. Het houdt de bedrijfscultuur levend en moedigt werknemers aan zich eraan te houden. Het moet ervoor zorgen dat iedereen zich de doelstellingen van het bedrijf eigen maakt en maakt de ontwikkeling van een groepsdynamiek mogelijk. 

Interne communicatie draagt ook bij tot het ontwikkelen van een saamhorigheidsgevoel dat werknemers ertoe aanzet zichzelf te overtreffen en kwalitatief hoogstaand werk en/of service te leveren. 

Interne bedrijfscommunicatie helpt spanningen en conflicten vermijden omdat we weten dat binnen een bedrijf of een team goede communicatie de sleutel is tot het vermijden van spanningen en het oplossen van conflicten. Door transparantie en eerlijkheid te cultiveren over wat er in het bedrijf gebeurt, vermijd je geruchten, misverstanden en verwarring die een klimaat van ongerustheid kunnen creëren bij je werknemers. 

Goede interne bedrijfscommunicatie verbetert de efficiëntie van werknemers 

Het formuleren van duidelijke en precieze instructies is ook een vorm van interne communicatie. Managers en projectleiders moeten in staat zijn om hun instructies effectief over te brengen en de eisen van de klant op een duidelijke en nauwkeurige manier over te brengen, zodat ze door alle medewerkers worden begrepen. Dit is een essentiële voorwaarde om ervoor te zorgen dat het werk goed gedaan wordt en om fouten te voorkomen.  

Interne communicatie is ook een manager die zijn team feliciteert voor het geleverde werk. Het waarderen van de inspanningen en vaardigheden van je werknemers is een essentiële manier van communiceren in een bedrijf. Door de inspanningen en betrokkenheid van elke persoon te erkennen en hen regelmatig te bedanken, motiveer je hen om hun inspanningen voort te zetten, meer betrokken te raken en draag je bij tot het bevorderen van de betrokkenheid en het welzijn van de werknemers op de werkplek. En gelukkige, tevreden en betrokken werknemers zullen productiever zijn en beter presteren. 

Door gebruik te maken van alle aspecten van interne communicatie (informeren, waarderen, overbrengen, motiveren) zult u er dus in slagen uw werknemers te behouden, te verenigen en het personeelsverloop te verminderen. 

Checklist van de beste interne communicatiemiddelen  

Wil je intern communiceren, maar weet je niet hoe je dat moet aanpakken? Hier zijn 5 van de meest gebruikte interne communicatiemiddelen. 

1. De nieuwsbrief

   Onder de onmisbare interne communicatiemiddelenDe nieuwsbrief heeft zijn plaats verworven. Met een nieuwsbrief, waarvan de frequentie kan variëren, kunnen alle aangesloten werknemers worden bereikt, maar ook meer gerichte groepen. Hij bestaat meestal uit nieuws en lichtere inhoud.
   De interne nieuwsbrief is veel meer dan een eenvoudige e-mail. Het is een zorgvuldig opgebouwd medium dat een rol speelt in de betrokkenheid van werknemers. Het is ook een manier om gedetailleerd op de hoogte te zijn van hun verwachtingen en reacties.

2. Het welkomstboekje

   Dit is een essentieel document om een nieuwkomer te verwelkomen. Het welkomstboekje moet een korte voorstelling geven van het bedrijf, zijn visie en waarden, en moet praktische informatie (sitemap, organigram, intern reglement, enz.) verstrekken aan de nieuwkomer. Het is een essentieel hulpmiddel voor een succesvolle integratie. 

3. Het sociale bedrijfsnetwerk
   

   CSR, of Corporate Social Network, is geen instrument voor interne communicatie zoals alle andere. Het staat dichter bij de digitale werkplek en stelt je in staat om:  

   • Discussiegroepen aanmaken per team of per project 
   • Documenten delen 
   • Start online vergaderingen en videoconferenties 

   Maar het is in feite een plek voor interne informatiecirculatie. Deze hybride ruimte wordt daarom een van de essentiële instrumenten voor interne communicatie. Communicatoren moeten daarom de codes beheersen. 

4. Bewegwijzering

   Tijdloze posters zijn een effectief intern communicatiemiddel. Geplaatst op een drukke plek zoals bij de koffieautomaat, in de kantine of in een vergaderruimte, kun je met een poster gemakkelijk en eenvoudig verschillende informatie verspreiden onder alle medewerkers. 
   

5. Het intranet

   Het intranet staat centraal in de interne communicatie van bedrijven (ook al worden andere tools steeds belangrijker). Het verzamelt op één plek de essentiële informatie, actueel en uit het verleden, en vergemakkelijkt de toegang tot andere werkinstrumenten. Het intranet kan gemakkelijk artikelen, video's, infographics of zelfs fotoslideshows hosten, wat een zekere vrijheid biedt bij het creëren van inhoud.

   Het intranet wordt ook responsive zodat het toegankelijk is vanaf de smartphones en tablets van werknemers.

6. De vergadering

   Als het belangrijk is om het goed te organiseren en niet te misbruiken, blijft de vergadering een effectieve instrument voor interne communicatie. Hiermee kun je de leden van een team of afdeling samenbrengen om belangrijke informatie persoonlijk aan hen door te geven en zo direct hun mening te verzamelen. Dit zijn belangrijke momenten om informatie uit te wisselen over de huidige gebeurtenissen en activiteiten van het bedrijf, maar ook om de teams te feliciteren of te praten over problemen die zich voordoen. 

Innovatief interne communicatiemiddelen 

Misschien heb je al gehoord over de instrument voor interne communicaties die hierboven zijn gepresenteerd. Vandaag leggen we uit hoe je een modern tintje aan deze tools kunt geven om je interne communicatie aanzienlijk te verbeteren.   

Laten we eens kijken naar een aantal van deze tools: 

De videonieuwsbrief 

Zoals we hebben gezien, is de nieuwsbrief nog steeds de meest gebruikte interne tool, maar het nadeel is dat je werknemers niet noodzakelijk de tijd nemen om je informatie te lezen.  

Met de video kun je veel gemakkelijker de aandacht van je gebruikers trekken. Een e-mail met een video wekt meer interesse op bij internetgebruikers. Recente studies hebben aangetoond dat het lees-, openings- en conversiepercentage van een e-mail met een video tot vijf keer hoger kan liggen dan dat van traditionele nieuwsbrieven die alleen tekst met of zonder foto bevatten. 

De aanwezigheid van een video in een e-mail trekt onmiddellijk de aandacht van de lezer. De aantrekkingskracht is zo groot dat de lezer zelfs de verwachte volgorde van raadpleging kan omkeren door eerst op de video te klikken voordat hij de tekst leest.  

Met Momindum Maker kun je in een paar klikken en zonder technische vaardigheden video's maken voor je communicatie. Maak korte video's van minder dan een minuut om de aandacht van je medewerkers te trekken. Geef bijvoorbeeld het laatste nieuws van de week door met een dynamische video.   

Het traditionele welkomstboekje herzien   

Ja, het welkomstboekje is een goede manier om essentiële informatie over een nieuwkomer te delen. Maar net als de nieuwsbrief moet je het lezen, wat niet altijd aantrekkelijk is voor je nieuwkomers.  

Hoe kan bedrijfsvideo je helpen om de komst van deze nieuwe werknemers te optimaliseren?  

Nadat je de website van je bedrijf hebt ontdekt, kun je je nieuwkomers uitnodigen om een paar video's te bekijken over de essentiële zaken die ze moeten weten als ze hun functie opnemen.  

Een paar korte video's over de presentatie van de hiërarchie, of zelfs video's met de titel "Hoe ga ik te werk bij mijn verlofaanvraag", zorgen ervoor dat deze nieuwkomers alles te weten komen over uw bedrijf. Het belangrijkste is dat je al deze video's centraliseert in een professionele WebTV, zodat ze permanent toegang hebben tot deze essentiële inhoud. MomindumTV biedt u een brede waaier aan mogelijkheden om uw werknemers succesvol te integreren.  

XXL-vergaderingen maken en opnieuw afspelen 

Voor veel grote bedrijven kunnen informatieve vergaderingen een last zijn en ze worden niet altijd door alle werknemers gevolgd. Daar zijn veel redenen voor:  

• Niet alle werknemers bevinden zich op dezelfde site 
• Uw videoconferentieplatform ondersteunt niet meer dan 100 werknemers 

• Uw werknemers zijn niet allemaal tegelijk beschikbaar  
• Notulen van vergaderingen zijn niet altijd duidelijk  

Momindum heeft een oplossing ontwikkeld waarmee je al deze obstakels kunt overwinnen. Met Momindum Cloud, zult u in staat om uw Vidyo, Teams, Zoom vergaderingen uit te zenden naar een groot aantal mensen zonder technische beperkingen. Met één enkele verbindingslink kunnen uw medewerkers de vergadering bijwonen via een internetverbinding (en zelfs vanuit de hele wereld!).  Met werknemers thuis of aan de andere kant van de wereld verkleint video de grote kloof op het gebied van afstand en interne hiërarchieën. Sterker nog, 48% van de werknemers ziet het als de meest boeiende vorm van communicatie. 

En voor wie de vergadering niet kan bijwonen? Geen zorgen, met dezelfde tool kun je je vergadering automatisch opnemen en als herhaling delen op je WebTV. 

Creëer uw Interne communicatiemiddelen met Momindum 

Je weet nu hoe je een effectieve interne communicatiestrategie opzet.  

Wilt u begeleid worden in de videostrategie voor uw bedrijf? Aarzel dan niet om klik hier om je interne communicatiestrategieën te verbeteren met video!