DIE HERAUSFORDERUNG
Die Air Force Association hat fast 100.000 Mitglieder und 200 Ortsverbände im ganzen Land und in Übersee. Da das Führungsteam weit verstreut ist, bedeutete die Ausrichtung wichtiger Vorstands-, Rats- und Ausschusssitzungen in der Regel Reisekosten für die Mitglieder und den Verband.
Da bereits dringende Sitzungen im Kalender standen und die Kosten eingedämmt werden mussten, war die AFA entschlossen, die Reisekosten zu senken, ohne die Produktivität zu gefährden. Erschwerend kam hinzu, dass viele der ehrenamtlichen Mitarbeiter der Organisation nicht technisch versiert sind und für die Kommunikation ihre persönlichen Geräte und Netzwerke mit unterschiedlichen Browsern und Betriebssystemen verwenden.
Mit einem begrenzten Budget benötigte die AFA eine qualitativ hochwertige, reaktionsschnelle und benutzerfreundliche Videokonferenzlösung mit einem einheitlichen Benutzererlebnis - eine Lösung, die alle ehrenamtlichen Mitarbeiter, Alumni und Angestellten übernehmen und nutzen konnten, um ihre eigenen Meetings einzurichten, ohne sich in eine komplexe herkömmliche Telefonkonferenzlösung einarbeiten zu müssen.
im Durchschnitt pro Sitzung eingespart
DIE LÖSUNG
Die AFA probierte verschiedene Systeme aus, darunter eine desktopbasierte Webkonferenzlösung und eine rein sprachbasierte mobile Lösung. Diesen Optionen mangelte es an Qualität und Anpassungsfähigkeit bei verschiedenen Browsern, Betriebssystemen und Geräten, und die Benutzer konnten Inhalte nicht ohne Weiteres gemeinsam nutzen.
Die AFA wandte sich dann an Vidyo für ihre Videokonferenzanforderungen. "Ich habe mich über Vidyo informiert, und mein CIO hat einige Nachforschungen angestellt und gesagt, dass es ein großartiges System ist", erklärt General a.D. Larry Spencer, AFA-Präsident. "Wir haben es implementiert, und ich muss Ihnen sagen, dass es ein Lebensretter ist. Genauer gesagt, es hat uns Geld gespart.
Mit Vidyo kann die AFA Fernbesprechungen durchführen, die genauso effektiv sind wie persönliche Besprechungen. Die Architektur der Vidyo-Plattform ist für eine äußerst zuverlässige und belastbare Leistung ausgelegt, selbst über variable Wi-Fi-Netzwerke, Verbindungen mit geringer Bandbreite, 4G und das Internet. Dank dieses Designs können Freiwillige in abgelegenen Gebieten an einem Meeting teilnehmen, als ob sie sich im selben Raum wie die anderen Teilnehmer befinden würden. Die hohe Video- und Audioqualität verbessert das Konferenzerlebnis für alle Beteiligten.
Darüber hinaus ist die Software einfach zu bedienen: Mitarbeiter und Freiwillige der AFA gehen einfach auf die Website der Organisation und laden die Software mit einem einzigen Klick herunter. Sie können auch externe Gäste über eine freigebbare URL zu ihrer Videokonferenz einladen, ohne dass für den Gast ein Download oder eine Installation erforderlich ist.
"Wir haben uns für Vidyo entschieden, weil die Technologie für eine zuverlässige und konsistente Leistung über das Mobilfunknetz ausgelegt ist", so Yorkshire. "Als gemeinnützige Organisation mit begrenzten Ressourcen brauchten wir die Einfachheit und Erschwinglichkeit einer Cloud-basierten Lösung, die uns zuverlässig visuell verbindet, unabhängig davon, wie und von wo aus unsere Mitarbeiter und Freiwilligen anrufen."
ERGEBNISSE
Die Kosteneinsparungen der AFA seit der Implementierung der Vidyo-Cloud-Lösung sind erheblich: Die Organisation sparte $50.000 - $70.000 pro Meeting durch die Nutzung von Vidyo anstelle von persönlichen Meetings.
Als direktes Ergebnis der Implementierung der Vidyo-Cloud-Lösung hat die AFA kürzlich erfolgreich ihre Vorstandssitzung mit Fernteilnahme durchgeführt, was noch nie so einfach und ohne den Aufwand und die Kosten von Reisen möglich war.
Zusätzlich zu den Kosteneinsparungen ermöglicht der Einsatz von Vidyo auch, dass die Schlüsselinitiativen, die die AFA unternimmt, viel effizienter durchgeführt werden können. Die Tatsache, dass sich die Teammitglieder mit einem einfachen Mausklick von überall aus persönlich verbinden können, hat die Geschwindigkeit und Leichtigkeit, mit der die AFA ihre vielen Programme durchführen kann, dramatisch verändert.
"Wir haben uns für Vidyo entschieden, weil die Technologie für eine zuverlässige und konsistente Leistung über das Mobilfunknetz ausgelegt ist", so Yorkshire. "Als gemeinnützige Organisation mit begrenzten Ressourcen brauchten wir die Einfachheit und Erschwinglichkeit einer Cloud-basierten Lösung, die uns zuverlässig visuell verbindet, unabhängig davon, wie und von wo aus unsere Mitarbeiter und Freiwilligen anrufen."
Heute ist die AFA dank Vidyo produktiver denn je und bietet ihren Mitgliedern hochwertige Programme und Vorteile vor, während und nach ihrer Zeit in Uniform.
ZUKUNFTSCHANCEN
Die Cloud-Lösung von Vidyo hat die Art und Weise verändert, wie AFA tagtäglich interne und externe Meetings durchführt, und das Unternehmen ist bestrebt, weitere Anwendungsfälle für Video Collaboration zu erforschen, um die Effektivität und Produktivität seiner Meetings zu verbessern und die Kosteneinsparungen des Unternehmens weiter zu erhöhen.
"In Zukunft würde ich gerne Vidyo nutzen, um Webinare zu veranstalten", sagt Bridget Dongu, AFA Director of Communications. "Wenn wir also nützliche Informationen aufzeichnen könnten und sie sich einfach einloggen und zuhören könnten, wäre das eine großartige Lösung".
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