LE DÉFI
L'Association de l'armée de l'air compte près de 100 000 membres et 200 sections dans tout le pays et à l'étranger. L'équipe dirigeante étant très dispersée, l'organisation de réunions importantes du conseil d'administration, du conseil et des comités entraînait généralement des frais de déplacement pour les membres et pour l'association.
Avec des réunions urgentes déjà inscrites au calendrier et la nécessité de maîtriser les coûts, l'AFA était déterminée à réduire les frais de déplacement sans mettre en péril la productivité. Le défi était d'autant plus grand que de nombreux bénévoles de l'organisation ne sont pas des experts en technologie et qu'ils utilisent leurs appareils et réseaux personnels avec des navigateurs et des systèmes d'exploitation différents pour communiquer.
Avec un budget limité, l'AFA avait besoin d'une solution de visioconférence de haute qualité, réactive et facile à utiliser, avec une expérience utilisateur unifiée - une solution que tous ses bénévoles, anciens élèves et employés pourraient adopter et utiliser pour organiser leurs propres réunions sans avoir à se former à une solution de téléconférence traditionnelle complexe.
économisés par réunion en moyenne
LA SOLUTION
L'AFA a essayé plusieurs systèmes, notamment une solution de conférence web basée sur un ordinateur de bureau et une solution mobile uniquement vocale. Ces options manquaient de qualité et d'adaptabilité aux différents navigateurs, systèmes d'exploitation et appareils, et les utilisateurs n'étaient pas en mesure de partager facilement le contenu.
L'AFA s'est alors tournée vers Vidyo pour ses besoins en matière de visioconférence. "Je me suis renseigné sur Vidyo et mon directeur informatique a fait des recherches et m'a dit que c'était un excellent système", explique le général à la retraite Larry Spencer, président de l'AFA. "Nous l'avons mis en œuvre et je dois vous dire qu'il nous a sauvé la vie. Plus précisément, il nous a permis d'économiser de l'argent.
Avec Vidyo, l'AFA peut organiser des réunions à distance tout aussi efficaces que des réunions en personne. L'architecture de la plateforme Vidyo est conçue pour offrir des performances très fiables et résilientes, même sur des réseaux Wi-Fi variables, des connexions à faible bande passante, la 4G et l'Internet. Grâce à cette conception, les volontaires se trouvant dans des zones éloignées peuvent participer à une réunion comme s'ils se trouvaient dans la même salle que les autres participants. La vidéo et l'audio de haute qualité améliorent l'expérience de la réunion pour tous les participants.
En outre, le logiciel est facile à utiliser : Les employés et les bénévoles de l'AFA n'ont qu'à se rendre sur le site web de l'organisation et à télécharger le logiciel d'un simple clic. Ils peuvent également inviter des personnes extérieures à se joindre à leur vidéoconférence à l'aide d'une URL partageable, sans qu'aucun téléchargement ou installation ne soit nécessaire pour l'invité.
"Nous avons choisi Vidyo parce que sa technologie est conçue pour offrir des performances fiables et constantes sur les téléphones portables ", a déclaré M. Yorkshire. "En tant qu'organisation à but non lucratif disposant de ressources limitées, nous avions besoin de la simplicité et de l'accessibilité financière d'une solution basée sur le cloud qui puisse nous connecter visuellement de manière fiable, indépendamment de la manière dont nos employés et bénévoles appellent et de l'endroit d'où ils appellent."
RÉSULTATS
Les économies réalisées par l'AFA depuis la mise en œuvre de la solution cloud de Vidyo sont considérables : L'organisation a économisé $50,000 - $70,000 par réunion en utilisant Vidyo au lieu de réunions en personne.
Grâce à la mise en œuvre de la solution cloud de Vidyo, l'AFA a récemment organisé avec succès la réunion de son conseil d'administration avec une participation à distance, ce qui n'avait jamais été fait aussi facilement sans les inconvénients et les dépenses liés aux déplacements.
Outre les économies réalisées, l'utilisation de Vidyo permet également d'exécuter beaucoup plus efficacement les initiatives clés de l'AFA. Le fait que les membres de l'équipe puissent se connecter en face-à-face depuis n'importe quel endroit, d'un simple clic, a radicalement changé la vitesse et la facilité avec lesquelles l'AFA peut mettre en œuvre ses nombreux programmes.
"Nous avons choisi Vidyo parce que sa technologie est conçue pour offrir des performances fiables et constantes sur les téléphones portables ", a déclaré M. Yorkshire. "En tant qu'organisation à but non lucratif disposant de ressources limitées, nous avions besoin de la simplicité et de l'accessibilité financière d'une solution basée sur le cloud qui puisse nous connecter visuellement de manière fiable, indépendamment de la manière dont nos employés et bénévoles appellent et de l'endroit d'où ils appellent."
Aujourd'hui, l'AFA est plus productive que jamais, grâce à Vidyo, et offre des programmes et des avantages de qualité à ses membres avant, pendant et après leur temps en uniforme.
PERSPECTIVES D'AVENIR
La solution cloud de Vidyo a transformé la façon dont AFA organise ses réunions internes et externes au quotidien, et l'organisation est impatiente d'explorer d'autres cas d'utilisation de la collaboration vidéo afin d'améliorer l'efficacité et la productivité de ses réunions et d'accroître encore les économies réalisées par l'entreprise.
"À l'avenir, j'aimerais explorer la possibilité d'utiliser Vidyo pour organiser des webinaires", déclare Bridget Dongu, directrice de la communication de l'AFA. "Si nous pouvions enregistrer des informations utiles et leur permettre de se connecter et d'écouter, ce serait une excellente solution."
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