LA SFIDA
L'Associazione dell'Aeronautica Militare conta quasi 100.000 membri e 200 capitoli in tutto il Paese e all'estero. Poiché il gruppo dirigente è molto disperso, ospitare importanti riunioni del consiglio, della giunta e della commissione significava in genere sostenere spese di viaggio sia per i membri che per l'Associazione.
Con riunioni urgenti già in calendario e la necessità di contenere i costi, l'AFA era determinata a ridurre le spese di viaggio senza compromettere la produttività. Ad aggravare la sfida c'era il fatto che molti volontari dell'organizzazione non sono esperti di tecnologia e per comunicare utilizzano dispositivi e reti personali con browser e sistemi operativi diversi.
Con un budget limitato, l'AFA aveva bisogno di una soluzione di videoconferenza di alta qualità, reattiva e facile da usare, con un'esperienza utente unificata, che tutti i volontari, gli ex allievi e i dipendenti potessero adottare e utilizzare per organizzare le proprie riunioni senza dover seguire una complessa soluzione di teleconferenza tradizionale.
risparmiati in media per ogni riunione
LA SOLUZIONE
L'AFA ha provato diversi sistemi, tra cui una soluzione per conferenze web basata su desktop e una soluzione mobile solo vocale. Queste opzioni mancavano di qualità e adattabilità a diversi browser, sistemi operativi e dispositivi, e gli utenti non erano in grado di condividere facilmente i contenuti.
L'AFA si è quindi rivolta a Vidyo per le sue esigenze di videoconferenza. "Mi sono informato su Vidyo e il mio CIO ha fatto delle ricerche e mi ha detto che era un ottimo sistema", ha spiegato il generale in pensione Larry Spencer, presidente dell'AFA. "L'abbiamo implementato e devo dire che ci ha salvato la vita. Più precisamente, è stato un risparmio di denaro".
Con Vidyo, l'AFA può condurre riunioni remote altrettanto efficaci di quelle in presenza. L'architettura della piattaforma Vidyo è progettata per garantire prestazioni altamente affidabili e resilienti, anche su reti Wi-Fi variabili, connessioni a bassa larghezza di banda, 4G e Internet. Grazie a questo design, i volontari che si trovano in aree remote possono partecipare a una riunione come se si trovassero nella stessa stanza fisica degli altri partecipanti. Il video e l'audio di alta qualità migliorano l'esperienza della riunione per tutti i partecipanti.
Inoltre, il software è facile da usare: I dipendenti e i volontari dell'AFA devono semplicemente andare sul sito web dell'organizzazione e scaricare il software con un solo clic. Possono anche invitare ospiti esterni a partecipare alla videoconferenza con un URL condivisibile, senza bisogno di scaricare o installare nulla per gli ospiti.
"Abbiamo scelto Vidyo perché la tecnologia è stata progettata per garantire prestazioni affidabili e costanti su dispositivi mobili", ha dichiarato Yorkshire. "In quanto organizzazione non profit con risorse limitate, avevamo bisogno della semplicità e della convenienza di una soluzione basata sul cloud in grado di connetterci in modo affidabile a livello visivo, indipendentemente da come e da dove i nostri dipendenti e volontari chiamano".
RISULTATI
I risparmi sui costi ottenuti dall'AFA dopo l'implementazione della soluzione cloud Vidyo sono significativi: L'organizzazione ha risparmiato $50.000 - $70.000 per riunione utilizzando Vidyo al posto delle riunioni di persona.
Come risultato diretto dell'implementazione della soluzione cloud di Vidyo, l'AFA ha recentemente condotto con successo la riunione del suo consiglio di amministrazione con partecipazione remota, che non è mai stata realizzata in modo così semplice senza il fastidio e le spese di viaggio.
Oltre ai risparmi sui costi, l'uso di Vidyo consente anche di eseguire in modo molto più efficiente le iniziative chiave intraprese dall'AFA. Il fatto che i membri del team possano collegarsi faccia a faccia da qualsiasi luogo con un semplice clic ha cambiato radicalmente la velocità e la facilità con cui l'AFA può realizzare i suoi numerosi programmi.
"Abbiamo scelto Vidyo perché la tecnologia è stata progettata per garantire prestazioni affidabili e costanti su dispositivi mobili", ha dichiarato Yorkshire. "In quanto organizzazione non profit con risorse limitate, avevamo bisogno della semplicità e della convenienza di una soluzione basata sul cloud in grado di connetterci in modo affidabile a livello visivo, indipendentemente da come e da dove i nostri dipendenti e volontari chiamano".
Oggi l'AFA è più produttiva che mai, grazie a Vidyo, e offre programmi e benefici di qualità ai suoi membri prima, durante e oltre il periodo trascorso in uniforme.
OPPORTUNITÀ FUTURE
La soluzione cloud di Vidyo ha trasformato il modo in cui AFA conduce le riunioni interne ed esterne su base giornaliera e l'organizzazione è desiderosa di esplorare ulteriori casi d'uso della collaborazione video per migliorare l'efficacia e la produttività delle riunioni e aumentare ulteriormente i risparmi sui costi dell'azienda.
"In futuro, mi piacerebbe esplorare l'utilizzo di Vidyo per ospitare i webinar", afferma Bridget Dongu, direttore delle comunicazioni dell'AFA. "I nostri soci in tutto il Paese ci chiedono sempre di offrire loro un aggiornamento professionale, quindi se potessimo registrare informazioni utili e far sì che possano semplicemente collegarsi e ascoltare, sarebbe un'ottima soluzione".
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