Molte aziende si trovano ad affrontare lo stesso problema: operare in silos. Spesso i reparti aziendali lavorano in modo indipendente l'uno dall'altro e interagiscono raramente. Questo metodo di lavoro limita drasticamente la quantità di informazioni condivise tra i team.
In questi scenari, i dipendenti sono spesso all'oscuro delle operazioni, dei progetti e del lavoro quotidiano dei loro colleghi. Con il tempo, il senso di unità tra i team scompare, così come la volontà di collaborare per raggiungere un obiettivo globale.
Questa compartimentazione della comunicazione può far sì che i reparti conservino informazioni critiche. Può anche portare a una perdita di efficienza, rendendo inconsapevolmente ridondanti i sistemi esistenti. Questi effetti collaterali finiscono per complicare le attività quotidiane, aumentare il senso di frustrazione e persino creare insoddisfazione sul lavoro.
1. Identificare la causa dei silos organizzativi
Per migliorare la comunicazione interna, è necessario determinare quali sono le cause delle barriere comunicative. Alcune cause potenziali possono essere
- Una mancanza iniziale di comunicazione interfunzionale
- Un'organizzazione troppo verticale
- Lunghi periodi di telecomunicazione
Per identificare al meglio le cause principali, è necessario condurre un audit e creare dei focus group con i dipendenti che rappresentano tutti gli aspetti dell'azienda. In questo modo, potrete anche conoscere l'entità del problema e i suoi effetti sulla routine quotidiana dei dipendenti.
Per dare ai vostri dipendenti l'opportunità di esprimere i loro pensieri e al tempo stesso di rispondere, prendete in considerazione l'idea di organizzare diverse sessioni di discussione con i diversi team per raccogliere informazioni rilevanti.
2. Integrare la comunicazione interna nella strategia aziendale.
Una volta identificate le cause, il passo successivo consiste nel definire un piano d'azione con le varie parti interessate.
È fondamentale ricordare che questo processo può essere lento a causa del drastico cambiamento che deve avvenire: per avere successo, l'intera cultura interna deve evolversi. Inoltre, un approccio di questo tipo richiede una scalabilità globale per essere efficace. Se non si coinvolge ogni singolo team, i metodi operativi precedenti e inefficaci non scompariranno. L'abbattimento dei silos organizzativi deve essere una priorità assoluta, parte della strategia aziendale e misurabile.
3. Coinvolgere i dirigenti a tutti i livelli per abbattere le barriere di comunicazione.
È essenziale coinvolgere i dirigenti nel processo di attuazione del piano d'azione. In questo modo, potranno comprendere la necessità di rompere i silos e dare l'esempio.
Questa collaborazione permette ai manager di identificare le situazioni nei loro team in cui è applicabile la comunicazione interna tra i reparti. Discutere regolarmente di questo argomento durante le riunioni del team aiuta inoltre a modificare nel tempo queste abitudini di lavoro.
Il metodo migliore per raggiungere i vostri obiettivi di comunicazione interna è l'interazione diretta con il Live streaming. Con Momindum Cloud, potete interagire direttamente con i vostri dipendenti, grazie al muro delle domande, un'interfaccia intuitiva e facile da usare attraverso la quale i vostri ascoltatori possono parlare liberamente.
Utilizzando questo strumento, è possibile rispondere a qualsiasi domanda posta dagli ascoltatori prima e durante l'evento dal vivo. Questa risorsa è utile perché permette ai membri della vostra organizzazione di esprimersi e di chiarire domande o dubbi che potrebbero avere.
Potete garantire che la vostra trasmissione in diretta sarà coinvolgente e vi aiuterà a rispondere alle preoccupazioni di tutti i dipendenti.
Per garantire che i vostri dipendenti abbiano diverse opportunità di fornire feedback, prendete in considerazione l'organizzazione di sessioni live periodiche tra diversi team per raccogliere le diverse prospettive di tutti i membri dell'organizzazione.
4. Affidare alla comunicazione interna gli obiettivi e la visione dell'azienda.
Per eliminare la comunicazione inefficace nella vostra organizzazione, i dipendenti devono comprendere l'importanza dell'obiettivo per il quale stanno lavorando insieme ai loro colleghi. È qui che entra in gioco la comunicazione interna.
Uno degli obiettivi principali in questa fase dovrebbe essere quello di garantire che i dipendenti abbiano una chiara comprensione della visione e degli obiettivi dell'azienda.
Alcuni suggerimenti per raggiungere questo obiettivo sono
- Pubblicare contenuti video sulla WebTV, come le repliche delle riunioni del Top Management (sulle sfide attuali del mercato, sulla strategia di medio termine, ecc.)
- Creare video di routine da parte della direzione, presentare gli obiettivi a breve termine e coprire i progetti più importanti grazie al live streaming
- Dare credito ai dipendenti che hanno partecipato a tali progetti.
5. Illustrare regolarmente i diversi elementi dell'azienda
All'interno delle grandi organizzazioni, tradizionalmente è stato difficile per tutti i team conoscere le attività e le professioni che coesistono al loro interno. Questo ostacolo aumenta i sistemi avversi in atto che creano una comunicazione limitata.
La comunicazione interna può aiutare i dipendenti a rimanere aggiornati sui progetti dei colleghi. Alcuni suggerimenti includono:
- Pubblicare articoli che mettano in evidenza i diversi progetti, i dipartimenti e i risultati ottenuti.
- Creare i profili dei dipendenti con un ritratto, un titolo di lavoro e una breve descrizione.
- Offrire giornate "Live my life" che permettano ai dipendenti di conoscere le operazioni quotidiane di altri reparti e il ruolo cruciale di questi dipendenti nell'attività complessiva dell'azienda.
Anche in questo caso, il video entra in gioco per migliorare la condivisione delle informazioni e la comunicazione interna.
Invece di una tradizionale panoramica sui dipendenti, incoraggiate i team a creare un video curriculum da integrare nella vostra intranet. Questo concetto offre due vantaggi immediati: il primo è il coinvolgimento del dipendente nell'azienda. Presentandosi attraverso un video e descrivendo i vari compiti all'interno dell'azienda, i colleghi possono comprendere non solo le componenti del loro ruolo, ma anche la loro personalità. Inoltre, spinge i dipendenti a visitare la vostra intranet e li incoraggia a rimanere aggiornati sulle ultime novità dell'azienda.
E permettetemi di rassicurarvi: non avete bisogno di competenze tecniche per modificare e arricchire i vostri video. Momindum Maker è facile da usare, efficace e migliorerà i vostri contenuti video.
6. Facilitare le riunioni tra i dipendenti delle diverse filiali
L'atto di decompartimentazione all'interno dell'azienda è rilevante anche per i rapporti umani: la comunicazione con i colleghi è più facile quando li si conosce. Questo aspetto è ancora più cruciale nel mondo di oggi, dove il telelavoro è sempre più diffuso.
I comunicatori interni e le risorse umane possono attuare le seguenti attività per raggiungere questi obiettivi:
- Organizzate eventi interfunzionali che riuniscano tutti i reparti dell'azienda. Gli incontri regolari facilitano la creazione di relazioni tra i dipendenti.
- Offrire sessioni di team building per promuovere un ambiente di lavoro positivo.
- Impostare una strategia di mentoring per i nuovi dipendenti, per quelli promossi di recente e per quelli che necessitano di ulteriore supporto.
- Assicurarsi che le sessioni di formazione interna includano una combinazione di dipendenti provenienti da contesti diversi.
Incoraggiate i momenti positivi tra i dipendenti durante e dopo l'orario di lavoro. Queste interazioni informali aiuteranno i dipendenti a relazionarsi tra loro e a rafforzare la compassione. Questi passi faciliteranno l'adozione da parte dei dipendenti dei nuovi sistemi in atto per migliorare la comunicazione interna dell'azienda.
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