De nombreuses entreprises sont confrontées à la même situation : le fonctionnement en silos. Souvent, les services de l'entreprise travaillent indépendamment les uns des autres et interagissent rarement. Cette méthode de travail limite considérablement la quantité d'informations partagées entre les équipes.
Dans ces scénarios, les employés sont souvent dans l'ignorance des opérations, des projets et du travail quotidien de leurs collègues. Au fil du temps, le sentiment d'unité au sein des équipes disparaît, de même que la volonté de collaborer à la réalisation d'un objectif global.
Ce cloisonnement de la communication peut conduire les départements à retenir des informations critiques. Elle peut également entraîner une perte d'efficacité en rendant les systèmes en place redondants à leur insu. Ces effets secondaires finissent par compliquer les tâches quotidiennes, accroître les sentiments de frustration et même créer de l'insatisfaction au travail.
1. Identifier la cause de vos silos organisationnels
Pour améliorer la communication interne, déterminez ce qui peut être à l'origine de vos obstacles à la communication. Voici quelques causes potentielles :
- Un manque initial de communication interfonctionnelle
- Une organisation trop verticale
- Longues périodes de télécommunication
Pour identifier au mieux les causes profondes, procédez à un audit et créez des groupes de discussion avec des employés représentant toutes les facettes de l'entreprise. Ce faisant, vous découvrirez également l'ampleur du problème et ses effets sur les routines quotidiennes des employés.
Pour permettre à vos employés d'exprimer leurs idées tout en prenant le temps d'y répondre, envisagez d'organiser plusieurs sessions de discussion avec les différentes équipes afin de recueillir des informations pertinentes.
2. Intégrer la communication interne dans la stratégie de l'entreprise
Une fois les causes identifiées, l'étape suivante consiste à définir un plan d'action avec les différentes parties prenantes.
Il est essentiel de se rappeler que ce processus peut être lent en raison du changement radical qui doit se produire : pour réussir, toute la culture interne doit évoluer. En outre, pour être efficace, une telle approche doit être mise en œuvre à l'échelle mondiale. Si chaque équipe n'est pas impliquée, les anciennes méthodes d'exploitation inefficaces ne disparaîtront pas. L'élimination des cloisonnements organisationnels doit être une priorité absolue, faire partie de la stratégie de l'entreprise et être mesurable.
3. Impliquer les responsables à tous les niveaux pour faire tomber les barrières de communication
Il est essentiel d'impliquer les cadres dans le processus de mise en œuvre du plan d'action. Ils pourront ainsi comprendre la nécessité de briser les silos et de montrer l'exemple.
Cette collaboration permet aux managers d'identifier les situations au sein de leurs équipes où la communication interne entre les départements est applicable. Le fait de discuter régulièrement de ce sujet lors des réunions d'équipe contribue également à modifier ces habitudes de travail au fil du temps.
La meilleure méthode pour atteindre vos objectifs de communication interne est l'interaction directe avec la diffusion en direct. Avec Momindum Cloud, vous pouvez interagir directement avec vos employés, grâce au mur de questions, une interface intuitive et facile à utiliser à travers laquelle vos auditeurs peuvent s'exprimer librement.
En utilisant cet outil, vous pouvez répondre à toutes les questions posées par vos auditeurs avant et pendant votre événement en direct. Cet atout est bénéfique car il permet aux membres de votre organisation de s'exprimer et de clarifier les questions ou les préoccupations qu'ils peuvent avoir.
Vous pouvez garantir que votre diffusion en direct sera attrayante et vous aidera à répondre aux préoccupations de tous les employés.
Pour garantir que vos employés aient de multiples occasions de fournir un retour d'information, envisagez d'organiser régulièrement des sessions en direct entre différentes équipes afin de recueillir les différents points de vue de tous les membres de votre organisation.
4. S'appuyer sur la communication interne pour aborder les objectifs et la vision de l'entreprise
Pour éliminer la communication inefficace au sein de votre organisation, les employés doivent comprendre l'importance de l'objectif qu'ils poursuivent avec leurs collègues. C'est là qu'intervient la communication interne.
L'un des principaux objectifs à ce stade devrait être de s'assurer que les employés comprennent clairement la vision et les objectifs de leur entreprise.
Voici quelques conseils pour atteindre cet objectif :
- Publier des contenus vidéo sur la WebTV, tels que des retransmissions de réunions organisées par la direction générale (sur les défis actuels du marché, la stratégie à moyen terme, etc.)
- Créer des vidéos de routine de la direction, présenter des objectifs à court terme et couvrir des projets majeurs grâce à la diffusion en direct.
- Reconnaître les employés qui ont participé à ces projets
5. Illustrer régulièrement les différents éléments de l'entreprise
Au sein des grandes organisations, il est traditionnellement difficile pour toutes les équipes de connaître les activités et les professions qui coexistent en interne. Cet obstacle renforce les systèmes défavorables en place qui limitent la communication.
La communication interne peut aider les employés à se tenir au courant des projets de leurs collègues. Voici quelques conseils :
- Publier des articles mettant en valeur les différents projets, départements et réalisations
- Créer des profils d'employés avec un portrait, un titre de poste et une brève description.
- Proposer des journées "Vivez ma vie" qui permettent aux employés de découvrir les activités quotidiennes d'autres services et le rôle crucial que jouent ces employés dans le fonctionnement global de l'entreprise.
Une fois encore, c'est là que la vidéo entre en jeu pour améliorer le partage d'informations et la communication interne.
Plutôt qu'une présentation traditionnelle de l'employé, encouragez les équipes à créer un CV vidéo qui pourra être intégré à votre intranet. Ce concept présente deux avantages immédiats, le premier étant l'implication de l'employé dans l'entreprise. En se présentant par le biais d'une vidéo et en décrivant ses différentes tâches au sein de l'entreprise, ses collègues peuvent non seulement comprendre les composantes de son rôle, mais aussi sa personnalité. De plus, cela incite les employés à visiter votre intranet et les encourage à se tenir au courant des dernières nouvelles au sein de l'entreprise.
Et laissez-moi vous rassurer, vous n'avez pas besoin de compétences techniques pour éditer et enrichir vos vidéos. Momindum Maker est convivial, efficace et améliorera votre contenu vidéo.
6. Faciliter les réunions entre les employés des différentes branches
Le décloisonnement au sein de l'entreprise concerne également les relations humaines : il est plus facile de communiquer avec ses collègues lorsqu'on les connaît. Cet aspect est d'autant plus crucial dans le monde d'aujourd'hui, où le télétravail est de plus en plus répandu.
Les tâches suivantes peuvent être mises en œuvre par les communicateurs internes et les RH pour atteindre ces objectifs :
- Organisez des événements transversaux réunissant tous les services de l'entreprise. Des rencontres régulières permettront aux employés de nouer facilement des relations.
- Proposer des sessions de consolidation d'équipe pour promouvoir un environnement de travail positif
- Mettre en place une stratégie de mentorat pour les nouveaux employés, les employés récemment promus et tous les employés ayant besoin d'un soutien supplémentaire.
- Veiller à ce que les sessions de formation interne incluent une combinaison de salariés issus de différents milieux.
Encouragez les moments positifs entre les employés pendant et après les heures de travail. Ces interactions informelles aideront également les employés à se rapprocher les uns des autres et à renforcer la compassion. Ces mesures permettront aux employés d'adopter plus facilement les nouveaux systèmes mis en place pour améliorer la communication interne au sein de l'entreprise.
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