動画で社内コミュニケーションを促進する6つの方法

多くの企業が同じ苦境に直面している。多くの場合、会社の各部門は互いに独立した仕事をしており、ほとんど交流がない。このような仕事のやり方では、チーム間で共有される情報量は大幅に制限される。

このような状況では、従業員は同僚の業務やプロジェクト、日々の仕事について、しばしば何も知らない状態に置かれる。そのうちに、グローバルな目標を達成するために協力しようという意志とともに、チーム全体の一体感も失われていく。

このようなコミュニケーションの区分けは、各部門が重要な情報を保持することにつながりかねない。また、知らず知らずのうちにシステムが冗長化し、効率性が損なわれることもある。こうした副作用は、最終的に日常業務を複雑にし、フラストレーションの感情を高め、さらには仕事上の不満を生み出すことになる。

1.組織のサイロ化の原因を特定する

社内コミュニケーションを強化するためには、何がコミュニケーションの障壁となっているのかを見極めましょう。考えられる原因には、以下のようなものがあります：

• 部門横断的なコミュニケーション不足
• 縦割り組織
• 長時間の通信

根本的な原因を特定するには、監査を実施し、会社のあらゆる側面を代表する従業員を集めたフォーカス・グループを作成するのが最も効果的です。そうすることで、問題の程度や従業員の日常業務への影響も知ることができる。

従業員に自分の考えを述べる機会を提供すると同時に、それに答える時間を取るには、関連情報を収集するために、さまざまなチームとのディスカッション・セッションを数回開催することを検討する。

2.社内コミュニケーションを企業戦略に組み込む

原因を特定したら、次のステップは、さまざまな利害関係者とともにアクションプランを決定することだ。

成功するためには、社内文化全体を進化させる必要がある。さらに、このようなアプローチが効果的であるためには、グローバルなスケーリングが必要である。すべてのチームが参加しない限り、これまでの非効率的な運営方法はなくならない。組織のサイロ化を解消することは、最優先事項であり、企業戦略の一部であり、測定可能であるべきだ。

3.あらゆるレベルの管理職を巻き込み、コミュニケーションの障壁を取り除く。

行動計画の実施プロセスには、管理職を参加させることが不可欠である。そうすれば、サイロを打破し、率先垂範する必要性を理解することができる。

このコラボレーションにより、マネジャーは部署を超えた社内コミュニケーションが必要なチームの状況を把握することができます。また、チームミーティングで定期的にこのトピックについて話し合うことで、こうした仕事の習慣を長期的に変えていくこともできます。

社内コミュニケーションの目標を達成するための最良の方法は、ライブストリーミングによる直接対話です。Momindumクラウドでは、直感的で使いやすいインターフェイスである質問ウォールにより、聞き手が自由に発言できるため、従業員と直接対話することができます。

このツールを活用すれば、ライブ・イベントの前や最中にリスナーから寄せられた質問に答えることができます。あなたの組織のメンバーが自分自身を表現し、彼らが持っているかもしれない疑問や懸念を明確にすることができるので、この資産は有益です。

あなたのライブ放送が魅力的で、従業員全員の懸念に対処するのに役立つことを保証できます。

従業員がフィードバックを提供する機会を何度も持てるようにするには、異なるチーム間で定期的にライブ・セッションを開催し、組織内の全員からさまざまな視点を集めることを検討する。

4.会社の目標とビジョンに取り組むために、社内コミュニケーションに頼る。

組織内の非効率的なコミュニケーションをなくすには、従業員が同僚とともに目指す目標の重要性を理解する必要がある。そこで、社内コミュニケーションの出番となる。

この段階での主な目標のひとつは、従業員に会社のビジョンと目標を明確に理解してもらうことである。

この目標を達成するためのヒントには、以下のようなものがある：

• 経営トップによる会議のリプレイ（現在の市場課題、中期戦略など）などのビデオコンテンツをWebTVで公開。
• ライブ・ストリーミングにより、経営陣による日常的なビデオの作成、短期的な目標の提示、主要なプロジェクトの取材などを行う。
• プロジェクトに参加した従業員を評価する

5.会社のさまざまな要素を定期的に説明する。

大組織では従来、すべてのチームが社内に共存する活動や職種を知ることは難しかった。このハードルが、限られたコミュニケーションを生み出す不利なシステムを強化している。

社内コミュニケーションは、社員が同僚のプロジェクトの最新情報を得るのに役立つ。いくつかのヒントを紹介しよう：

• さまざまなプロジェクト、部門、業績を紹介する記事の発行
• 顔写真、役職、簡単な説明で従業員のプロフィールを作成する。
• 社員が他部署の日常業務や、それらの社員が会社全体の運営でいかに重要な役割を果たしているかを学ぶことができる「自分の人生を生きる」日を提供する。

ここでもまた、情報共有と社内コミュニケーションを強化するために動画が活躍する。

従来の従業員概要ではなく、イントラネットに統合できるビデオ履歴書を作成することをチームに奨励する。このコンセプトには2つの利点がある。ビデオで自己紹介し、社内のさまざまな仕事について説明することで、同僚は自分の役割の構成要素だけでなく、人柄も理解することができる。さらに、従業員がイントラネットを訪問するよう促し、社内の最新ニュースを常にチェックするよう促すことができる。

あなたのビデオを編集し、豊かにするために技術的なスキルは必要ありません。Momindum Makerはユーザーフレンドリーで、効果的で、あなたのビデオコンテンツを向上させます。

 6.異なる支店の従業員間のミーティングを促進する。

社内の部署を分けるという行為は、人間関係にも関連している。この側面は、在宅勤務が一般的になりつつある現代社会ではさらに重要である。

これらの目標を達成するために、社内コミュニケーターと人事が実施できるタスクを以下に示す：

• 部門横断的なイベントを企画し、社内の全部門が一堂に会する。定期的に集まることで、従業員が人間関係を築きやすくなる。
• 前向きな職場環境を促進するため、チーム・ビルディング・セッションを提供する。
• 新入社員、最近昇進した社員、および追加的なサポートが必要な社員に対するメンタリング戦略を設定する。
• 社内のトレーニング・セッションには、さまざまな経歴を持つ従業員が参加するようにする。

勤務時間中や勤務時間外に、従業員同士の積極的な交流を奨励する。このような非公式な交流は、従業員同士の関係を深め、思いやりを高めることにもつながる。このようなステップを踏むことで、社員は社内のコミュニケーションを改善するための新しいシステムを導入しやすくなる。

もっと知りたい？ ここをクリック をクリックして専門家に連絡する！