Het Jacobs Institute stroomlijnt zijn videoprocessen met Enghouse Mediasite

Het beheren van een groeiende videobibliotheek wordt steeds complexer wanneer de inhoud verspreid is over meerdere platforms.

Voor het Jacobs Institute was video een belangrijk onderdeel geworden van het aanbieden van educatieve inhoud, maar de bestaande technologische omgeving maakte het beheer van de videowerkzaamheden steeds moeilijker. De organisatie maakte gebruik van meerdere platforms, waaronder Vimeo en een intern systeem, wat leidde tot versnipperde werkprocessen en het moeilijk maakte om de inhoud vanuit één centrale locatie te beheren.

Tegelijkertijd was het Jacobs Institute op zoek naar een alternatief voor Vimeo, aangezien de veranderende commerciële koers van het platform niet langer aansloot bij de behoeften van de instelling op de lange termijn.

De organisatie had behoefte aan een videoplatform waarmee zij haar activiteiten kon bundelen, toekomstige groei kon ondersteunen en de overgang zo soepel mogelijk kon laten verlopen.

De uitdaging van het beheer van videomateriaal op meerdere platforms

Door het gebruik van meerdere videosystemen moest het Jacobs Institute de inhoud, de werkprocessen en de distributie in verschillende omgevingen beheren.

De organisatie wilde haar technologiestack vereenvoudigen zonder in te boeten aan de functionaliteit of flexibiliteit die haar teams nodig hadden.

Zoals Tom Nemeth van het Jacobs Institute uitlegde:

“We hadden een oplossing nodig waarmee we onze platforms konden samenvoegen en die ons tegelijkertijd de functionaliteit en flexibiliteit bood die we nodig hadden.”

Het vinden van het juiste platform was slechts een deel van de uitdaging.

Het Jacobs Institute had ook ongeveer 7 TB aan bestaande videocontent die moest worden gemigreerd. Het verplaatsen van zo’n omvangrijke bibliotheek vereiste een zorgvuldige planning om ervoor te zorgen dat gebruikers tijdens de overgang toegang konden blijven houden tot belangrijke educatieve inhoud.

Het doel was duidelijk: de videowerkzaamheden stroomlijnen en daarbij de verstoring voor zowel het interne team als de gebruikers tot een minimum beperken.

Waarom het Jacobs Institute voor Enghouse Mediasite heeft gekozen

Na een evaluatie van verschillende videoplatforms heeft het Jacobs Institute gekozen voor Enghouse Mediasite vanwege de mogelijkheden op het gebied van bedrijfsvideo en het vermogen om voorheen versnipperde videoprocessen in één omgeving samen te brengen.

Volgens Nemeth:

“Dankzij Mediasite hoefden we niet langer meerdere platforms te gebruiken.”

In plaats van afzonderlijke systemen te blijven beheren, bood Mediasite een gecentraliseerd platform voor het beheer en de levering van video op grote schaal.

Net zo belangrijk was de aanpak van Enghouse op het gebied van migratie.

Met 7 TB aan bestaande content die moest worden overgezet, wilde het Jacobs Institute een migratieproces dat zo min mogelijk inspanning van het interne team vergde en tegelijkertijd de toegang tot de content gewaarborgd hield.

Enghouse Mediasite heeft gedurende het hele proces nauw samengewerkt met de organisatie en praktische verkoop- en technische ondersteuning geboden om de overgang te helpen plannen en uitvoeren.

Een soepele overgang van Vimeo naar Mediasite

Het migreren van een grote videobibliotheek hoeft niet te betekenen dat de dagelijkse werkzaamheden stil komen te liggen.

Het Jacobs Institute heeft Mediasite in fasen geïmplementeerd, waardoor teams hun dagelijkse werkzaamheden konden voortzetten terwijl het nieuwe platform geleidelijk in de bestaande werkprocessen werd geïntegreerd.

Deze aanpak droeg bij aan het verminderen van het operationele risico en zorgde ervoor dat gebruikers tijdens de overgang toegang bleven houden tot essentiële onderwijsmaterialen.

De belangrijkste punten met betrekking tot de migratie waren onder meer:

• Migratieplanning voor ongeveer 7 TB aan bestaande videocontent
• Een gefaseerde implementatie die bedoeld is om de verstoring van de bedrijfsvoering tot een minimum te beperken
• Gedurende de hele overgang blijft de toegang tot belangrijke inhoud gewaarborgd
• Toegewijde ondersteuning door de verkoop- en technische teams van Enghouse Mediasite
• Snelle hulp bij onverwachte migratieproblemen

Toen er zich toch problemen voordeden, werkte het Enghouse Mediasite-team nauw samen met The Jacobs Institute om deze snel op te lossen.

Nemeth vatte de ervaring eenvoudig samen:

“De steun die we kregen, was op elk vlak buitengewoon.”

Een beter schaalbare video-omgeving opzetten

Hoewel het Jacobs Institute nog bezig is met de bredere overgang naar Mediasite, hebben de eerste resultaten al de voordelen van de consolidatie van de video-omgeving aangetoond.

De overstap naar een gecentraliseerd platform heeft het videobeheer vereenvoudigd en ervoor gezorgd dat er minder verschillende systemen hoeven te worden onderhouden.

Wat nog belangrijker is, is dat de migratie is voltooid zonder dat dit ten koste ging van het vermogen van de organisatie om cruciale educatieve inhoud aan haar publiek te blijven aanbieden.

Terugkijkend op de overstap van Vimeo naar Mediasite beschreef het Jacobs Institute de algehele ervaring als “Uitstekend.”

Nu er een schaalbaar videoplatform voor bedrijven is geïmplementeerd, is de organisatie beter toegerust om haar groeiende contentbibliotheek te beheren, de bedrijfsvoering te vereenvoudigen en aan haar toekomstige videobehoeften te voldoen.

Is het tijd om uw videoplatforms te consolideren?

Videobibliotheken groeien vaak sneller dan de systemen die oorspronkelijk waren opgezet om ze te beheren. Na verloop van tijd kunnen organisaties in een situatie terechtkomen waarin ze voor meerdere platforms moeten betalen en deze moeten onderhouden, terwijl het steeds moeilijker wordt om waardevolle content te ordenen, te raadplegen en te beheren.

Het Jacobs Institute laat zien dat het samenvoegen van die systemen niet per se een ingrijpende migratie hoeft te betekenen.

Enghouse Mediasite helpt organisaties om videocontent op grote schaal veilig te beheren, te streamen en te analyseren, en biedt tegelijkertijd de nodige ondersteuning bij de migratie van grote bestaande videobibliotheken.

Als uw organisatie overweegt om Vimeo te gaan gebruiken of meerdere videoplatforms wil samenvoegen, ontdek dan hoe Mediasite u kan helpen uw video-omgeving te vereenvoudigen.