L'Institut Jacobs rationalise ses opérations vidéo grâce à la solution Enghouse Mediasite

La gestion d'une vidéothèque en pleine expansion devient de plus en plus complexe lorsque les contenus sont répartis sur plusieurs plateformes.

Pour le Jacobs Institute, la vidéo était devenue un élément essentiel de la diffusion de contenus pédagogiques, mais son environnement technologique existant compliquait la gestion des opérations vidéo. L'organisation s'appuyait sur plusieurs plateformes, notamment Vimeo et un système interne, ce qui entraînait une fragmentation des flux de travail et rendait difficile la gestion centralisée des contenus.

Parallèlement, l’Institut Jacobs cherchait une alternative à Vimeo, car l’orientation commerciale de la plateforme, en pleine évolution, ne correspondait plus à ses besoins à long terme.

L'organisation avait besoin d'une plateforme vidéo capable de rationaliser ses opérations, de soutenir sa croissance future et de faciliter au maximum cette transition.

Le défi de la gestion des vidéos sur plusieurs plateformes

L'utilisation de plusieurs systèmes vidéo obligeait l'Institut Jacobs à gérer les contenus, les flux de travail et la diffusion dans des environnements distincts.

L'entreprise souhaitait simplifier son environnement technologique sans pour autant renoncer aux fonctionnalités ni à la flexibilité dont ses équipes avaient besoin.

Comme l'a expliqué Tom Nemeth, de l'Institut Jacobs :

“ Nous avions besoin d'une solution capable de regrouper nos plateformes tout en nous offrant les fonctionnalités et la flexibilité dont nous avions besoin. ”

Trouver la bonne plateforme n'était qu'une partie du défi.

L'Institut Jacobs comptait également environ 7 To de contenu vidéo existant qui devaient être transférées. Le transfert d'une bibliothèque d'une telle envergure a nécessité une planification minutieuse afin de garantir que les utilisateurs puissent continuer à accéder à des contenus pédagogiques importants tout au long de la transition.

L'objectif était clair : rationaliser les opérations vidéo tout en minimisant les perturbations tant pour l'équipe interne que pour ses utilisateurs.

Pourquoi l'Institut Jacobs a choisi Enghouse Mediasite

Après avoir évalué différentes plateformes vidéo, l'Institut Jacobs a choisi Enghouse Mediasite pour ses fonctionnalités vidéo d'entreprise et sa capacité à regrouper dans un environnement unique des opérations vidéo auparavant fragmentées.

Selon Nemeth :

“ Mediasite nous a permis de ne plus avoir recours à plusieurs plateformes. ”

Au lieu de continuer à gérer des systèmes distincts, Mediasite a mis en place une plateforme centralisée permettant de gérer et de diffuser des contenus vidéo à grande échelle.

L'approche d'Enghouse en matière de migration revêtait une importance tout aussi grande.

Avec 7 To de contenu à transférer, l'Institut Jacobs souhaitait mettre en place un processus de migration nécessitant un minimum d'efforts de la part de son équipe interne, tout en garantissant l'accès au contenu.

Enghouse Mediasite a travaillé en étroite collaboration avec l'organisation tout au long du processus, en lui apportant un soutien concret tant sur le plan commercial que technique afin de l'aider à planifier et à mener à bien la transition.

Une transition en douceur de Vimeo vers Mediasite

La migration d'une vaste vidéothèque ne doit pas nécessairement entraîner la suspension des activités quotidiennes.

L'Institut Jacobs a mis en œuvre Mediasite selon un déploiement progressif, ce qui a permis aux équipes de poursuivre leur travail quotidien tandis que la nouvelle plateforme était progressivement intégrée aux processus existants.

Cette approche a permis de réduire le risque opérationnel et de garantir que les utilisateurs puissent continuer à accéder aux contenus pédagogiques essentiels pendant la période de transition.

Parmi les points forts de cette migration, on peut citer :

• Planification de la migration pour environ 7 To de contenu vidéo existant
• Une mise en œuvre progressive visant à minimiser les perturbations opérationnelles
• Un accès continu aux contenus importants tout au long de la transition
• Un accompagnement dédié de la part des équipes commerciales et techniques d'Enghouse Mediasite
• Une aide rapide en cas de difficultés imprévues liées à la migration

Lorsque des problèmes sont apparus, l'équipe Enghouse Mediasite a travaillé en étroite collaboration avec l'Institut Jacobs pour les résoudre rapidement.

Nemeth a résumé cette expérience en quelques mots :

“ Le soutien dont nous avons bénéficié a été exceptionnel à tous les niveaux. ”

Mettre en place un environnement vidéo plus évolutif

Bien que l'Institut Jacobs soit encore en train de mener à bien sa transition globale vers la solution Mediasite, les premiers résultats ont déjà démontré les avantages de la consolidation de son environnement vidéo.

Le passage à une plateforme centralisée a simplifié la gestion des vidéos et réduit la nécessité de gérer plusieurs systèmes.

Plus important encore, la migration s'est déroulée sans perturber la capacité de l'organisation à continuer de fournir à son public des contenus pédagogiques essentiels.

En revenant sur la transition de Vimeo vers Mediasite, l'Institut Jacobs a décrit cette expérience globale comme “ Excellent. ”

Grâce à la mise en place d'une plateforme vidéo d'entreprise évolutive, l'organisation est désormais mieux à même de gérer son catalogue de contenus en pleine expansion, de simplifier ses opérations et de répondre à ses futurs besoins en matière de vidéo.

Est-il temps de regrouper vos plateformes vidéo ?

Les vidéothèques se développent souvent plus rapidement que les systèmes initialement mis en place pour les gérer. Au fil du temps, les organisations peuvent se retrouver à devoir financer et maintenir plusieurs plateformes, tandis que les contenus précieux deviennent de plus en plus difficiles à organiser, à consulter et à gérer.

L'Institut Jacobs montre que la consolidation de ces systèmes ne doit pas nécessairement passer par une migration perturbatrice.

Enghouse Mediasite aide les organisations à gérer, diffuser et analyser en toute sécurité des contenus vidéo à grande échelle, tout en leur apportant l'assistance nécessaire à la migration de vastes bibliothèques vidéo existantes.

Si votre entreprise envisage de se tourner vers Vimeo ou cherche à regrouper plusieurs plateformes vidéo, découvrez comment Mediasite peut vous aider à simplifier votre environnement vidéo.