Coronavirus : Stratégies et outils efficaces pour le travail à distance pendant une pandémie

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L'épidémie de coronavirus a incité de plus en plus d'entreprises à mettre en place des modalités de travail à distance. Forbes rapporte que 40% des entreprises ont accru leur recours aux outils de vidéoconférence pour accomplir leur travail depuis que le virus a commencé à se propager.

Si votre entreprise souhaite mettre en œuvre une politique de travail à distance, nous pouvons vous guider dans cette démarche. Le changement semble facile à première vue, mais le travail à distance ne se résume pas à un simple changement de lieu. Pour gérer efficacement les employés à distance, les entreprises doivent utiliser les bons outils et les bonnes stratégies. Si vous vous demandez comment passer au travail à distance, voici ce qu'il faut savoir.

Donnez à vos équipes les ressources dont elles ont besoin pour travailler à domicile

Contrairement aux employés de bureau, les employés à distance peuvent ne pas avoir accès aux outils appropriés à leur domicile. En tant qu'employeur, vous devez déterminer les ressources dont ils ont besoin pour améliorer la productivité de l'équipe. Tenez compte des éléments suivants :

Connexion Internet

Si la plupart des employés ont accès à l'internet, ils ne disposent peut-être pas d'une bande passante suffisante pour participer à de longues réunions en ligne et à des vidéoconférences. Vous pouvez investir dans des plans de données et prévoir une allocation pour les plans internet.

Webcam

Les employés doivent disposer d'une webcam d'une résolution minimale de 720 pixels. Bien que la plupart des ordinateurs portables récents soient équipés d'une webcam intégrée, vous pouvez verser une allocation aux employés qui n'en ont pas.

Casque et microphone

Vos employés auront probablement besoin de discuter par vidéo entre eux. La plupart d'entre eux disposent d'un casque ou d'écouteurs munis d'un micro qui peuvent être utilisés uniquement pour l'écoute audio. Il est préférable de ne pas supposer que les travailleurs ont accès à un microphone de qualité.

Veillez à ce que vos équipes puissent collaborer à distance

Le nombre d'outils que votre entreprise utilise pour des tâches telles que le marketing par courriel, la comptabilité et la gestion peut vous surprendre. Scoro rapports que des entreprises comme Apple, Uber et Facebook utilisent chacune plus de 140 outils professionnels. Bien que chaque équipe ait son propre ensemble de logiciels et de produits, vous devez vous assurer que chacun d'entre eux est disponible pour les employés travaillant à domicile. Voici une liste d'outils à prendre en compte :

Courriel professionnel

Si votre équipe utilise Gmail, il ne sera pas difficile de s'y connecter à distance. En revanche, si vous utilisez un service tel que Microsoft Outlookou Intermedia Exchange Email qui nécessitent une configuration avant la connexion, vous devez vous assurer de les installer sur les ordinateurs portables personnels avant que les employés ne se connectent à distance. Dans le cas contraire, il peut être fastidieux d'essayer de faire fonctionner les choses par téléphone.

Espaces de travail numériques

Les espaces de travail en ligne, comme Notion ou Trello, aider les équipes à écrire, à collaborer et à planifier. Les équipes peuvent créer des tableaux, des calendriers et des listes pour gérer leurs tâches et leurs projets. Ce type d'outil peut aider les équipes à rester sur la bonne voie, où qu'elles se trouvent dans le monde.

Vidéoconférence

Nous recommandons notre VidyoConnect™ Cette solution est une solution vidéo en temps réel. Il s'agit d'une solution vidéo en temps réel qui offre des possibilités complètes de travail à domicile, y compris des réunions, des rendez-vous avec les clients, des réunions du conseil d'administration, des présentations et des environnements de formation. Assurez-vous que vos employés peuvent accéder au logiciel de vidéoconférence que vous utilisez à partir de leur ordinateur personnel.

Créer une culture de travail à distance axée sur la collaboration

La création d'une culture de travail à distance axée sur la collaboration est indispensable pour les équipes de travail à domicile. Une étude a montré que les entreprises qui avaient une culture de collaboration étaient cinq fois plus de chances pour obtenir des performances élevées. Toutefois, une culture de travail à distance axée sur la collaboration ne se crée pas spontanément. Les entreprises doivent mettre en œuvre des lignes directrices et des politiques pour s'assurer que les équipes communiquent entre elles, en particulier dans le cadre du travail à distance.

Par exemple, les chefs d'équipe ou les managers peuvent programmer plusieurs vidéoconférences pour s'assurer que tous les membres sont sur la même longueur d'onde. Ils peuvent également utiliser des applications de messagerie et trouver des heures de travail communes pour les employés qui doivent accomplir des tâches ensemble.

Le retour d'information étant tout aussi important, essayez de prévoir des réunions individuelles pour aider les membres à améliorer leurs performances. Les entretiens individuels leur donnent également le temps et l'espace nécessaires pour aborder les questions ou les problèmes qu'ils rencontrent et leur permettent de se sentir mieux soutenus, même lorsqu'ils travaillent à domicile.

Conseils pour le travail à distance en cas de pandémie

La menace du COVID-19 a entraîné une grande incertitude dans les modalités de travail. Heureusement, les technologies et les outils ont permis aux employés de travailler dans le confort de leur domicile. Si vous ne savez pas comment lancer une culture du travail à distance, les conseils suivants devraient vous aider à faciliter la transition.

Si vous êtes à la recherche d'un service de vidéoconférence de premier ordre pour votre nombre croissant d'employés à distance dans le contexte de l'épidémie de coronavirus, nous vous recommandons vivement d'utiliser Vidyo. S'inscrire pour lancer gratuitement des réunions vidéoou à consultez nos plans et tarifs.

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